Contoh Surat Penolakan Undangan Rapat
Berikut ini adalah contoh surat penolakan undangan rapat yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Perihal: Penolakan Undangan Rapat
Kepada Yth. [Nama Ketua Rapat] [Jabatan Ketua Rapat] [Nama Instansi/Organisasi]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya [Nama Anda] dengan jabatan [Jabatan Anda] di [Nama Instansi/Organisasi] ingin menyampaikan permohonan maaf atas ketidakhadiran saya pada rapat [Nama Rapat] yang akan diselenggarakan pada [Tanggal] pukul [Waktu] di [Tempat] dengan agenda [Agenda Rapat].
[Jelaskan Alasan Penolakan dengan Singkat dan Jelas]
Sebagai gantinya, saya mohon maaf dan berharap rapat tetap dapat berjalan dengan lancar. Saya akan bersedia untuk menerima informasi hasil rapat dan berdiskusi lebih lanjut bila diperlukan.
Demikian surat penolakan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Anda] [Jabatan Anda] [Nama Instansi/Organisasi]
Catatan:
- [Nama Ketua Rapat, Jabatan Ketua Rapat, Nama Instansi/Organisasi] : Sesuaikan dengan undangan yang Anda terima.
- [Nama Anda, Jabatan Anda, Nama Instansi/Organisasi] : Sesuaikan dengan identitas Anda.
- [Tanggal, Waktu, Tempat, Agenda Rapat] : Sesuaikan dengan informasi pada undangan.
- [Alasan Penolakan] : Sebutkan alasan penolakan Anda dengan jelas dan ringkas. Pastikan alasan Anda terdengar profesional dan tidak menimbulkan kesan tidak sopan.
- Anda dapat menambahkan kalimat untuk menyampaikan apresiasi atas undangan yang diberikan.
- Gunakan bahasa yang sopan dan profesional.
Tips Tambahan:
- Sebaiknya segera kirimkan surat penolakan setelah Anda menerima undangan.
- Jika Anda ingin memberikan informasi tambahan, Anda dapat menyertakannya di bagian akhir surat.
- Bersikaplah profesional dan hindari alasan yang terlalu pribadi.
Semoga contoh surat ini bermanfaat dan dapat membantu Anda dalam menyusun surat penolakan undangan rapat.
