Contoh Surat Penolakan Resmi
Surat penolakan resmi merupakan surat yang digunakan untuk menyampaikan penolakan terhadap suatu proposal, permohonan, atau tawaran. Surat ini harus ditulis dengan bahasa yang formal, sopan, dan profesional. Berikut adalah contoh surat penolakan resmi untuk beberapa keperluan:
1. Contoh Surat Penolakan Proposal
Kepada Yth.
[Nama Penerima Surat]
[Jabatan Penerima Surat]
[Instansi Penerima Surat]
di tempat
Perihal: Penolakan Proposal [Nama Proposal]
Dengan hormat,
Menanggapi proposal [Nama Proposal] yang telah Bapak/Ibu sampaikan pada tanggal [Tanggal], kami sampaikan bahwa kami dengan sangat menyesal harus menolak proposal tersebut.
[Alasan Penolakan]
[Jelaskan secara detail dan jelas alasan penolakan proposal. Anda dapat menggunakan bahasa yang sopan dan menghindari kata-kata yang negatif.]
Kami memahami bahwa penolakan ini mungkin mengecewakan, namun kami berharap Bapak/Ibu dapat memahami alasan di baliknya.
Demikian surat penolakan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim Surat]
[Jabatan Pengirim Surat]
[Instansi Pengirim Surat]
2. Contoh Surat Penolakan Permohonan
Kepada Yth.
[Nama Penerima Surat]
[Alamat Penerima Surat]
di tempat
Perihal: Penolakan Permohonan [Nama Permohonan]
Dengan hormat,
Menanggapi permohonan [Nama Permohonan] yang telah Bapak/Ibu ajukan pada tanggal [Tanggal], kami sampaikan bahwa kami dengan sangat menyesal harus menolak permohonan tersebut.
[Alasan Penolakan]
[Jelaskan secara detail dan jelas alasan penolakan permohonan. Anda dapat menggunakan bahasa yang sopan dan menghindari kata-kata yang negatif.]
Kami memahami bahwa penolakan ini mungkin mengecewakan, namun kami berharap Bapak/Ibu dapat memahami alasan di baliknya.
Demikian surat penolakan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim Surat]
[Jabatan Pengirim Surat]
[Instansi Pengirim Surat]
3. Contoh Surat Penolakan Tawaran
Kepada Yth.
[Nama Penerima Surat]
[Jabatan Penerima Surat]
[Instansi Penerima Surat]
di tempat
Perihal: Penolakan Tawaran [Nama Tawaran]
Dengan hormat,
Menanggapi tawaran [Nama Tawaran] yang telah Bapak/Ibu sampaikan pada tanggal [Tanggal], kami sampaikan bahwa kami dengan sangat menyesal harus menolak tawaran tersebut.
[Alasan Penolakan]
[Jelaskan secara detail dan jelas alasan penolakan tawaran. Anda dapat menggunakan bahasa yang sopan dan menghindari kata-kata yang negatif.]
Kami memahami bahwa penolakan ini mungkin mengecewakan, namun kami berharap Bapak/Ibu dapat memahami alasan di baliknya.
Demikian surat penolakan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim Surat]
[Jabatan Pengirim Surat]
[Instansi Pengirim Surat]
Tips Menulis Surat Penolakan Resmi
- Bersikaplah Profesional: Gunakan bahasa yang formal, sopan, dan menghindari kata-kata kasar atau tidak profesional.
- Jelaskan Alasan dengan Jelas: Berikan alasan penolakan yang jelas dan detail, namun tetap sopan dan menghindari bahasa yang menyalahkan.
- Tawarkan Alternatif: Jika memungkinkan, tawarkan alternatif atau solusi lain untuk membantu penerima surat.
- Tutup Surat dengan Sopan: Akhiri surat dengan ucapan terima kasih dan harapan agar penerima surat dapat memahami situasi.
Catatan: Anda dapat memodifikasi contoh surat di atas sesuai dengan kebutuhan dan situasi Anda.
