Contoh Surat Penyelesaian Pengaduan
Surat penyelesaian pengaduan adalah surat yang berisi penjelasan mengenai hasil penyelesaian pengaduan yang telah diajukan oleh pengadu. Surat ini bertujuan untuk menginformasikan kepada pengadu mengenai tindakan yang telah diambil untuk menyelesaikan pengaduannya, serta memberikan kepastian kepada pengadu bahwa pengaduannya telah ditanggapi dan ditindaklanjuti.
Berikut adalah contoh surat penyelesaian pengaduan:
[Nama Instansi/Perusahaan] [Alamat Instansi/Perusahaan] [Nomor Telepon] [Email]
Nomor: [Nomor Surat] Perihal: Penyelesaian Pengaduan [Nomor Pengaduan]
Kepada Yth. [Nama Pengadu] [Alamat Pengadu]
Dengan hormat,
Menindaklanjuti pengaduan Bapak/Ibu terkait [Singkatnya Isi Pengaduan] yang tertuang dalam surat pengaduan tertanggal [Tanggal Pengaduan], dengan Nomor Pengaduan [Nomor Pengaduan], dengan ini kami sampaikan penyelesaiannya sebagai berikut:
[Uraian Tindakan yang Diambil untuk Menyelesaikan Pengaduan]
[Uraian Hasil Penyelesaian Pengaduan]
[Jika ada, Uraian Tindak Lanjut dan Permintaan Feedback]
Demikian surat penyelesaian pengaduan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Jabatan] [Nama]
[Stempel dan Tanda Tangan]
Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat penyelesaian pengaduan:
- Jujur dan Transparan: Uraikan secara jelas dan jujur tindakan yang diambil dan hasil penyelesaian yang dicapai.
- Profesional: Gunakan bahasa yang sopan dan formal dalam surat.
- Detail: Jelaskan dengan detail tindakan yang diambil dan hasil penyelesaiannya agar pengadu memahami proses penyelesaian pengaduannya.
- Bersikap Responsif: Tanggapi pengaduan dengan cepat dan beri tahu pengadu perkembangan penanganan pengaduannya secara berkala.
- Bertanggung Jawab: Jika ada kesalahan atau kekurangan dalam proses penyelesaian, akui kesalahan dan berikan solusi yang tepat.
Semoga contoh surat penyelesaian pengaduan ini dapat membantu Anda dalam membuat surat penyelesaian pengaduan yang baik dan profesional.
