13 Contoh Surat Niaga
Surat niaga merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang penting dalam dunia bisnis. Surat ini digunakan untuk menyampaikan informasi dan pesan formal kepada pihak lain, seperti pelanggan, pemasok, mitra bisnis, atau instansi terkait.
Berikut 13 contoh surat niaga beserta fungsinya:
1. Surat Permintaan Penawaran (SP)
Fungsi: Untuk meminta informasi mengenai produk atau jasa yang ditawarkan oleh pihak lain.
Contoh:
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Pemilik Perusahaan] [Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] ingin meminta penawaran harga untuk [Nama Produk/Jasa].
Kami membutuhkan [Jumlah] unit [Nama Produk] dengan spesifikasi sebagai berikut:
- [Spesifikasi 1]
- [Spesifikasi 2]
- [Spesifikasi 3]
Kami mohon Bapak/Ibu dapat mengirimkan penawaran harga selambatnya tanggal [Tanggal] beserta informasi mengenai [Informasi Tambahan].
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan] [Nama dan Jabatan]
2. Surat Penawaran Harga (SPH)
Fungsi: Untuk memberikan informasi mengenai harga dan detail produk atau jasa yang ditawarkan kepada calon pelanggan.
Contoh:
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Pemilik Perusahaan] [Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Menanggapi permintaan penawaran harga Anda tertanggal [Tanggal] mengenai [Nama Produk/Jasa], dengan ini kami sampaikan penawaran harga sebagai berikut:
- [Nama Produk/Jasa] : [Harga]
- [Keterangan]
Penawaran ini berlaku selama [Lama Berlaku] dan dapat berubah sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan terlebih dahulu.
Kami berharap penawaran ini dapat diterima dan kami siap untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai [Nama Produk/Jasa] yang Anda butuhkan.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan] [Nama dan Jabatan]
3. Surat Pemesanan Barang (SPB)
Fungsi: Untuk memesan barang kepada pemasok atau distributor.
Contoh:
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Pemilik Perusahaan] [Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] ingin memesan [Nama Produk] sebanyak [Jumlah] unit dengan spesifikasi sebagai berikut:
- [Spesifikasi 1]
- [Spesifikasi 2]
- [Spesifikasi 3]
Kami mohon barang pesanan tersebut dapat dikirimkan ke alamat kami [Alamat Penerima] pada tanggal [Tanggal].
Pembayaran akan kami lakukan [Metode Pembayaran] setelah barang diterima.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan] [Nama dan Jabatan]
4. Surat Konfirmasi Pesanan
Fungsi: Untuk mengkonfirmasi pesanan yang telah diterima dari pelanggan.
Contoh:
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Pemilik Perusahaan] [Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Dengan ini kami konfirmasikan pesanan Anda tertanggal [Tanggal] mengenai [Nama Produk/Jasa] dengan spesifikasi sebagai berikut:
- [Nama Produk/Jasa] : [Jumlah]
- [Spesifikasi]
Kami akan memproses pesanan Anda dan mengirimkan barang pada tanggal [Tanggal] melalui [Metode Pengiriman].
Atas kepercayaan yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan] [Nama dan Jabatan]
5. Surat Pengiriman Barang (SPB)
Fungsi: Untuk memberitahukan kepada penerima bahwa barang telah dikirimkan.
Contoh:
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Pemilik Perusahaan] [Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] memberitahukan bahwa pesanan Anda tertanggal [Tanggal] mengenai [Nama Produk/Jasa] telah kami kirimkan pada tanggal [Tanggal] melalui [Metode Pengiriman] dengan nomor resi [Nomor Resi].
Kami harap barang pesanan Anda dapat diterima dengan baik.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan] [Nama dan Jabatan]
6. Surat Tagihan (Invoice)
Fungsi: Untuk menagih pembayaran kepada pelanggan atas barang atau jasa yang telah diterima.
Contoh:
Invoice
No. Invoice : [Nomor Invoice] Tanggal : [Tanggal]
Kepada Yth. [Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan]
Rincian Tagihan:
| No. | Nama Barang/Jasa | Jumlah | Harga Satuan | Total |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [Nama Barang/Jasa 1] | [Jumlah] | [Harga Satuan] | [Total] |
| 2 | [Nama Barang/Jasa 2] | [Jumlah] | [Harga Satuan] | [Total] |
| Total | [Total Harga] |
Ketentuan Pembayaran:
- Pembayaran dapat dilakukan melalui [Metode Pembayaran]
- Batas pembayaran [Tanggal]
Catatan:
[Catatan]
Hormat kami,
[Nama Perusahaan] [Nama dan Jabatan]
7. Surat Pembayaran
Fungsi: Untuk memberikan bukti pembayaran kepada pihak yang menerima pembayaran.
Contoh:
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Pemilik Perusahaan] [Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] ingin memberitahukan bahwa kami telah melakukan pembayaran atas tagihan Anda dengan nomor invoice [Nomor Invoice] sebesar [Jumlah] melalui [Metode Pembayaran] pada tanggal [Tanggal].
Kami lampirkan bukti pembayaran sebagai lampiran surat ini.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan] [Nama dan Jabatan]
8. Surat Pengaduan
Fungsi: Untuk menyampaikan keluhan atau pengaduan terkait produk atau jasa yang diterima.
Contoh:
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Pemilik Perusahaan] [Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] ingin menyampaikan keluhan kami terkait dengan [Nama Produk/Jasa] yang kami terima pada tanggal [Tanggal].
[Uraian Keluhan]
Kami mohon Bapak/Ibu dapat segera menanggapi keluhan kami dan memberikan solusi yang tepat.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan] [Nama dan Jabatan]
9. Surat Klaim
Fungsi: Untuk mengajukan tuntutan ganti rugi kepada pihak yang bertanggung jawab atas kerugian yang dialami.
Contoh:
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Pemilik Perusahaan] [Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] mengajukan klaim atas kerugian yang kami alami akibat [Uraian Kerugian] yang disebabkan oleh [Uraian Penyebab Kerugian].
[Uraian Bukti Kerugian]
Kami mohon Bapak/Ibu dapat menanggapi klaim kami ini dan memberikan solusi yang adil.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan] [Nama dan Jabatan]
10. Surat Perjanjian Kerjasama
Fungsi: Untuk mengatur kesepakatan kerjasama antara dua pihak atau lebih.
Contoh:
Surat Perjanjian Kerjasama
No. Perjanjian : [Nomor Perjanjian] Tanggal : [Tanggal]
Para Pihak:
- Pihak Pertama: [Nama Perusahaan 1]
- Pihak Kedua: [Nama Perusahaan 2]
Pasal 1 : Pokok Perjanjian
[Uraian Pokok Perjanjian]
Pasal 2 : Ruang Lingkup Kerjasama
[Uraian Ruang Lingkup Kerjasama]
Pasal 3 : Kewajiban dan Tanggung Jawab
[Uraian Kewajiban dan Tanggung Jawab masing-masing pihak]
Pasal 4 : Masa Berlaku Perjanjian
[Uraian Masa Berlaku Perjanjian]
Pasal 5 : Penyelesaian Sengketa
[Uraian Cara Penyelesaian Sengketa]
Pasal 6 : Hal-Hal Lain
[Uraian Hal-Hal Lain]
Demikianlah Surat Perjanjian Kerjasama ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh para pihak di atas, masing-masing satu rangkap, yang mempunyai kekuatan hukum yang sama.
Pihak Pertama
[Nama dan Jabatan] [Tanda Tangan]
Pihak Kedua
[Nama dan Jabatan] [Tanda Tangan]
11. Surat Undangan
Fungsi: Untuk mengundang seseorang atau lembaga untuk menghadiri acara tertentu.
Contoh:
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima] [Alamat Penerima]
Dengan hormat,
Bersama ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri acara [Nama Acara] yang akan diselenggarakan pada:
- Hari, tanggal : [Hari, Tanggal]
- Waktu : [Waktu]
- Tempat : [Tempat]
Acara ini akan diisi dengan [Rangkaian Acara].
Kami berharap Bapak/Ibu dapat hadir untuk memeriahkan acara ini.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan] [Nama dan Jabatan]
12. Surat Pemberitahuan
Fungsi: Untuk memberikan informasi penting kepada pihak terkait.
Contoh:
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima] [Alamat Penerima]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] ingin memberitahukan bahwa [Informasi Penting].
[Uraian Informasi Penting]
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan] [Nama dan Jabatan]
13. Surat Permohonan
Fungsi: Untuk meminta bantuan atau izin kepada pihak terkait.
Contoh:
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima] [Alamat Penerima]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] ingin mengajukan permohonan [Permohonan].
[Uraian Permohonan]
Kami mohon Bapak/Ibu dapat mengabulkan permohonan kami ini.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan] [Nama dan Jabatan]
Catatan: Contoh surat di atas hanyalah contoh dasar. Anda dapat memodifikasinya sesuai dengan kebutuhan dan situasi.
Penting untuk diingat:
- Gunakan bahasa yang formal dan sopan.
- Pastikan informasi yang disampaikan lengkap dan akurat.
- Perhatikan tata bahasa dan ejaan.
- Gunakan format surat yang sesuai dengan standar.
Semoga contoh-contoh surat niaga di atas dapat membantu Anda dalam melakukan komunikasi bisnis secara tertulis.
