Cara Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word 2010
Mail merge adalah fitur di Microsoft Word yang memungkinkan Anda untuk membuat dokumen yang dipersonalisasi secara massal, seperti surat, label, atau amplop. Dengan mail merge, Anda dapat menggabungkan data dari sumber data seperti spreadsheet Excel atau database Access dengan template Word Anda untuk membuat dokumen unik untuk setiap penerima.
Berikut langkah-langkah menggunakan mail merge di Word 2010:
1. Memulai Mail Merge
- Buka Microsoft Word 2010.
- Klik tab Mailings.
- Pada grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
- Pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard.
2. Memilih Jenis Dokumen
- Di jendela Mail Merge, pilih jenis dokumen yang ingin Anda buat: Letters, Envelopes, Labels, Directory, Email Messages, atau Other Documents.
- Klik Next: Starting document.
3. Memilih Template atau Dokumen
- Pilih Use an existing document: Jika Anda ingin menggunakan template yang sudah ada, klik tombol Browse.
- Pilih Start from a template: Jika Anda ingin menggunakan template bawaan Word, klik tombol Choose from a template.
- Pilih Start from scratch: Jika Anda ingin membuat template sendiri, klik tombol Choose from a template.
- Klik Next: Select recipients.
4. Memilih Sumber Data
- Pilih sumber data yang akan Anda gunakan untuk mail merge: Type a new list, Use an existing list, atau Get data from an Outlook contacts.
- Jika Anda memilih Type a new list, masukkan data Anda ke dalam tabel.
- Jika Anda memilih Use an existing list, klik Browse dan pilih file data Anda.
- Klik Next: Write your letter.
5. Menulis Surat
- Pada dokumen Word, Anda akan melihat tempat penanda bidang (field).
- Klik Insert Merge Field untuk menambahkan bidang data dari sumber data Anda.
- Anda dapat menambahkan teks, gambar, atau tabel ke dalam dokumen Anda.
- Jika Anda ingin menambahkan alamat penerima, klik Insert Address Block.
- Jika Anda ingin menambahkan salam penerima, klik Insert Greeting Line.
- Klik Next: Preview your letters.
6. Meninjau dan Mengatur Surat
- Anda dapat meninjau surat yang sudah Anda buat di jendela Preview Your Letters.
- Anda dapat mengedit setiap surat secara manual.
- Klik Next: Complete the merge.
7. Menyelesaikan Mail Merge
- Pilih Print Documents jika Anda ingin mencetak surat Anda.
- Pilih Edit Individual Documents jika Anda ingin mengedit setiap surat secara terpisah.
- Pilih Create new documents jika Anda ingin menyimpan setiap surat sebagai dokumen terpisah.
- Klik Finish & Merge.
Tips Tambahan
- Gunakan Insert Merge Field untuk menambahkan berbagai jenis data dari sumber data Anda, seperti nama, alamat, dan nomor telepon.
- Gunakan Rule-Based Field untuk menambahkan teks yang berbeda berdasarkan nilai data tertentu.
- Gunakan Insert Address Block dan Insert Greeting Line untuk menambahkan informasi alamat dan salam penerima.
- Anda dapat menyimpan dokumen mail merge Anda sebagai template untuk digunakan di masa mendatang.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat menggunakan mail merge di Word 2010 untuk membuat dokumen yang dipersonalisasi secara massal. Fitur ini sangat berguna untuk membuat surat, label, atau amplop untuk acara khusus, promosi, atau komunikasi bisnis lainnya.
