Cara Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word
Mail merge adalah fitur yang memungkinkan Anda membuat dokumen yang dipersonalisasi secara massal. Anda dapat menggunakannya untuk membuat surat, label, amplop, dan dokumen lain dengan konten yang berbeda untuk setiap penerima.
Berikut adalah langkah-langkah untuk menggunakan Mail Merge di Microsoft Word:
1. Buat Dokumen Utama Anda
- Buka Microsoft Word dan buat dokumen baru.
- Ketik konten dasar dokumen Anda. Misalnya, jika Anda membuat surat, ketik salam pembuka, isi surat, dan penutup.
- Sertakan field merge di tempat yang ingin Anda masukkan informasi yang dipersonalisasi. Field merge adalah placeholder yang akan diganti dengan informasi dari daftar penerima. Anda dapat memasukkan field merge dengan cara berikut:
- Secara manual: Ketik
<lalu{lalu nama field merge lalu}lalu>. Contoh:<{Nama}>. - Dengan menggunakan ribbon: Pada tab Mailings, klik Insert Merge Field. Pilih field merge yang ingin Anda masukkan dari daftar.
- Secara manual: Ketik
2. Buat Daftar Penerima
- Anda dapat membuat daftar penerima dengan cara berikut:
- Buat tabel baru: Buat tabel dengan kolom yang sesuai dengan informasi yang Anda inginkan untuk setiap penerima.
- Gunakan file data yang sudah ada: Anda dapat menggunakan file data seperti spreadsheet Excel atau file kontak Outlook.
3. Hubungkan Dokumen Utama dengan Daftar Penerima
- Pada tab Mailings, klik Start Mail Merge lalu pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard.
- Pilih Letters atau jenis dokumen lain yang ingin Anda buat.
- Klik Next: Starting document dan pilih dokumen utama yang sudah Anda buat.
- Klik Next: Select recipients dan pilih sumber data penerima.
- Jika Anda menggunakan tabel, pilih Use an existing list. Jika Anda menggunakan file data yang sudah ada, pilih Use an existing list.
- Pilih file data yang ingin Anda gunakan.
- Klik Next: Write your letter.
4. Selesaikan Dokumen Anda
- Pada tab Mailings, gunakan tombol Preview Results untuk melihat bagaimana dokumen Anda akan terlihat untuk setiap penerima.
- Gunakan tombol Insert Merge Field untuk menambahkan field merge tambahan ke dalam dokumen Anda.
- Ketika Anda puas dengan dokumen Anda, klik tombol Finish & Merge.
- Pilih Edit Individual Documents untuk mengedit setiap dokumen secara individual.
- Pilih Print Documents untuk mencetak semua dokumen.
Tips Tambahan:
- Gunakan placeholder: Gunakan tanda kurung kurawal
{}untuk memasukkan placeholder dalam dokumen Anda, seperti{Nama}. - Format field merge: Anda dapat memformat field merge seperti teks biasa, sehingga mudah untuk dibedakan dari teks lainnya.
- Gunakan "If...Then...Else" statement: Anda dapat menggunakan "If...Then...Else" statement untuk menampilkan konten yang berbeda berdasarkan nilai field merge.
- Validasi data: Pastikan data Anda akurat dan lengkap sebelum Anda melakukan mail merge.
Dengan menggunakan Mail Merge di Microsoft Word, Anda dapat membuat dokumen yang dipersonalisasi secara massal dengan mudah dan efisien.
