Contoh Agenda Surat Masuk dan Keluar Excel
Agenda surat merupakan catatan penting yang digunakan untuk mencatat semua surat yang masuk dan keluar dari suatu instansi atau organisasi. Agenda surat dapat digunakan sebagai bukti arsip surat yang telah diterima atau dikirimkan. Untuk mempermudah pengelolaan agenda surat, banyak instansi yang memilih menggunakan Microsoft Excel karena sifatnya yang fleksibel dan mudah dipelajari.
Berikut contoh format agenda surat masuk dan keluar dalam Microsoft Excel:
Format Agenda Surat Masuk
| No. | Tanggal Surat | No. Surat | Pengirim | Perihal | Diterima oleh | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 12/03/2023 | 001/SM/2023 | PT. Abadi Sejahtera | Permohonan Kerjasama | Bapak/Ibu [Nama Penerima] | - |
| 2 | 15/03/2023 | 002/SM/2023 | Dinas Pendidikan Kota Jakarta | Pemberitahuan Kegiatan | Bapak/Ibu [Nama Penerima] | Disimpan di Folder "Kegiatan" |
| 3 | 18/03/2023 | 003/SM/2023 | [Nama Pribadi] | Undangan Rapat | Bapak/Ibu [Nama Penerima] | Dibuat Reminder 2 Hari Sebelum Rapat |
Format Agenda Surat Keluar
| No. | Tanggal Surat | No. Surat | Penerima | Perihal | Dikirim oleh | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 12/03/2023 | 001/SK/2023 | PT. Jaya Makmur | Proposal Kerjasama | Bapak/Ibu [Nama Pengirim] | Dikirim Melalui Kurir |
| 2 | 15/03/2023 | 002/SK/2023 | Dinas Kesehatan Kota Jakarta | Laporan Kegiatan | Bapak/Ibu [Nama Pengirim] | Dikirim Melalui Email |
| 3 | 18/03/2023 | 003/SK/2023 | [Nama Pribadi] | Jawaban Surat Undangan | Bapak/Ibu [Nama Pengirim] | Dikirim Melalui Pos |
Keterangan:
- No. : Nomor urut surat masuk/keluar
- Tanggal Surat : Tanggal surat diterima/dikirimkan
- No. Surat : Nomor surat
- Pengirim/Penerima : Nama pengirim/penerima surat
- Perihal : Isi ringkasan surat
- Diterima/Dikirim oleh : Nama penerima/pengirim surat
- Catatan : Catatan tambahan terkait surat
Tips Membuat Agenda Surat di Excel:
- Gunakan rumus "AUTO NUMBER" untuk memudahkan penomoran surat masuk/keluar.
- Gunakan fitur "FILTER" untuk memudahkan pencarian data surat.
- Buatlah kolom "Catatan" untuk mencatat informasi tambahan seperti tanggal disposisi, tanggal surat dijawab, dan lain sebagainya.
- Simpan file dalam format "xls" atau "xlsx".
Dengan menggunakan Microsoft Excel, Anda dapat dengan mudah membuat agenda surat masuk dan keluar yang terstruktur dan mudah diakses. Hal ini akan membantu Anda dalam mengelola surat-surat dengan lebih efektif dan efisien.
