Contoh Agenda Surat Masuk dan Keluar
Agenda surat merupakan daftar yang berisi catatan tentang surat-surat yang masuk dan keluar suatu organisasi atau instansi. Agenda surat ini sangat penting untuk mencatat dan mengatur alur surat, sehingga mudah dilacak dan diakses jika diperlukan. Berikut ini contoh agenda surat masuk dan keluar:
Agenda Surat Masuk
| No. | Tanggal | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01-01-2023 | 001/A/B/2023 | Permohonan Bantuan | Yayasan A | Diteruskan ke Divisi Program |
| 2 | 02-01-2023 | 002/C/D/2023 | Undangan Rapat | PT. B | Diverifikasi oleh Tim Keuangan |
| 3 | 03-01-2023 | 003/E/F/2023 | Laporan Kegiatan | Komunitas C | Diarsipkan pada Folder Laporan |
| 4 | 04-01-2023 | 004/G/H/2023 | Surat Perjanjian Kerjasama | PT. D | Dirancang oleh Tim Legal |
| 5 | 05-01-2023 | 005/I/J/2023 | Pemberitahuan | Dinas K | Diteruskan ke Divisi Humas |
Agenda Surat Keluar
| No. | Tanggal | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01-01-2023 | 001/A/B/2023 | Jawaban Permohonan | Yayasan A | Dikirim melalui Pos |
| 2 | 02-01-2023 | 002/C/D/2023 | Konfirmasi Kehadiran | PT. B | Dikirim melalui Email |
| 3 | 03-01-2023 | 003/E/F/2023 | Laporan Kegiatan | Dinas K | Dikirim melalui Kurir |
| 4 | 04-01-2023 | 004/G/H/2023 | Surat Balasan | PT. D | Dikirim melalui Fax |
| 5 | 05-01-2023 | 005/I/J/2023 | Undangan Acara | Komunitas C | Dikirim melalui Pos |
Informasi Penting dalam Agenda Surat:
- No. : Nomor urut surat.
- Tanggal : Tanggal surat diterima atau dikirim.
- Nomor Surat : Nomor surat yang tercantum pada surat.
- Perihal : Singkat tentang isi surat.
- Pengirim/Penerima : Nama instansi atau perorangan yang mengirim/menerima surat.
- Catatan : Informasi tambahan tentang surat, seperti siapa yang menanganinya, metode pengiriman, dan lain sebagainya.
Manfaat Agenda Surat:
- Melacak Surat dengan Mudah: Agenda surat membantu dalam menemukan surat dengan cepat berdasarkan nomor, tanggal, atau perihal.
- Mencatat Alur Surat: Agenda surat mencatat alur surat, mulai dari diterima hingga diproses dan dibalas.
- Menghindari Duplikasi Surat: Dengan adanya agenda surat, dapat dicegah duplikasi surat yang tidak perlu.
- Menjadi Dokumentasi: Agenda surat menjadi dokumentasi resmi tentang surat masuk dan keluar suatu organisasi.
Catatan:
Contoh agenda surat di atas hanyalah contoh sederhana. Setiap organisasi atau instansi dapat membuat format agenda surat sesuai kebutuhan dan sistem yang berlaku.
