Contoh Bagian-Bagian Surat Dinas
Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan dalam berbagai instansi, baik pemerintahan maupun swasta. Surat dinas memiliki struktur yang baku dan berisi informasi yang spesifik. Berikut contoh bagian-bagian surat dinas beserta penjelasannya:
1. Kop Surat
Kop surat berisi identitas pengirim surat, meliputi:
- Nama Instansi: Nama lengkap instansi pengirim surat.
- Logo Instansi (Opsional): Logo instansi yang mewakili identitas visual.
- Alamat Instansi: Alamat lengkap instansi pengirim surat.
- Nomor Telepon: Nomor telepon kantor atau nomor kontak yang bisa dihubungi.
- Fax (Opsional): Nomor faksimile kantor.
- Website (Opsional): Alamat website resmi instansi.
- Email (Opsional): Alamat email resmi instansi.
Contoh Kop Surat:
KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN TEKNOLOGI
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN ANAK USIA DINI
[Alamat lengkap]
Telp. [Nomor Telepon] | Fax. [Nomor Faksimile] | Website: [Alamat Website] | Email: [Alamat Email]
2. Nomor dan Tanggal Surat
Nomor dan tanggal surat terletak di bawah kop surat dan menunjukkan identitas surat.
- Nomor Surat: Nomor yang diberikan pada surat untuk memudahkan identifikasi dan pengarsipan.
- Tanggal Surat: Tanggal pembuatan surat yang ditulis dalam format tanggal, bulan, dan tahun.
Contoh Nomor dan Tanggal Surat:
Nomor: 001/DIKTI/2023
Tanggal: 15 Januari 2023
3. Perihal
Perihal menunjukkan isi pokok surat secara singkat dan jelas.
Contoh Perihal:
Perihal: Permohonan Izin Penelitian
4. Lampiran
Lampiran menunjukkan adanya dokumen tambahan yang disertakan dalam surat. Jika tidak ada lampiran, bagian ini dapat dihilangkan.
Contoh Lampiran:
Lampiran: 1 (satu) berkas
5. Alamat Surat
Alamat surat berisi identitas penerima surat, meliputi:
- Kepada Yth. (Kepada Yang Terhormat): Sapaan formal kepada penerima surat.
- Nama Penerima: Nama lengkap penerima surat.
- Jabatan Penerima: Jabatan penerima surat.
- Instansi Penerima: Nama lengkap instansi penerima surat.
- Alamat Lengkap: Alamat lengkap instansi penerima surat.
Contoh Alamat Surat:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima]
[Jabatan Penerima]
[Instansi Penerima]
[Alamat Lengkap]
6. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian terpenting yang memuat informasi utama dan maksud surat. Isi surat harus ditulis dengan jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
Contoh Isi Surat:
"Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami mengajukan permohonan izin penelitian kepada Bapak/Ibu untuk pelaksanaan penelitian di [Lokasi Penelitian] yang akan dilakukan pada tanggal [Tanggal Penelitian].
Tujuan dari penelitian ini adalah [Tujuan Penelitian].
Kami harap permohonan ini dapat disetujui. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih."
7. Penutup
Penutup berisi ungkapan penutup surat yang sopan dan profesional.
Contoh Penutup:
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
8. Tanda Tangan dan Nama Terang
Tanda tangan dan nama terang merupakan bagian akhir surat yang menunjukkan identitas pengirim surat.
Contoh Tanda Tangan dan Nama Terang:
Hormat kami,
[Nama Terang]
[Jabatan]
9. Stempel Instansi (Opsional)
Stempel instansi digunakan untuk memberikan legitimasi pada surat.
Kesimpulan
Surat dinas memiliki struktur yang baku dan berisi informasi yang spesifik. Dengan memahami bagian-bagian surat dinas, kita dapat membuat surat yang resmi, efektif, dan profesional.
