Contoh Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
Buku agenda surat masuk dan keluar adalah dokumen penting dalam administrasi perkantoran. Buku ini berfungsi sebagai catatan resmi tentang surat-surat yang masuk dan keluar dari suatu instansi.
Berikut adalah contoh format buku agenda surat masuk dan keluar:
Buku Agenda Surat Masuk
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Diterima oleh | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-08 | 001/A/B-KPU/III/2023 | Permohonan Izin Kegiatan | Komisi Pemilihan Umum | Sekretaris | Diterima dan diproses |
| 2 | 2023-03-10 | 002/B/C-DPRD/III/2023 | Undangan Rapat Koordinasi | Dewan Perwakilan Rakyat Daerah | Kepala Bagian Umum | Diteruskan ke Kepala Bidang |
| 3 | 2023-03-12 | 003/C/D-DKI/III/2023 | Laporan Tahunan | Dinas Komunikasi dan Informatika DKI Jakarta | Staf Bagian Umum | Diteruskan ke Kepala Dinas |
Buku Agenda Surat Keluar
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Dikirim oleh | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-09 | 001/A/B-KPU/III/2023 | Balasan Permohonan Izin Kegiatan | Komisi Pemilihan Umum | Sekretaris | Dikirim melalui kurir |
| 2 | 2023-03-11 | 002/B/C-DPRD/III/2023 | Konfirmasi Hadir Rapat Koordinasi | Dewan Perwakilan Rakyat Daerah | Kepala Bagian Umum | Dikirim melalui email |
| 3 | 2023-03-13 | 003/C/D-DKI/III/2023 | Rekomendasi Kegiatan | Dinas Komunikasi dan Informatika DKI Jakarta | Staf Bagian Umum | Dikirim melalui pos |
Informasi Penting dalam Buku Agenda
- No: Nomor urut surat yang masuk atau keluar.
- Tanggal Surat: Tanggal surat yang diterima atau dikirim.
- Nomor Surat: Nomor surat resmi yang tertera pada surat.
- Perihal: Singkat tentang isi surat.
- Pengirim/Penerima: Nama instansi atau orang yang mengirimkan atau menerima surat.
- Diterima/Dikirim oleh: Nama orang yang menerima atau mengirim surat di instansi.
- Keterangan: Catatan khusus terkait surat, seperti tanggal diproses, status surat, dan lain sebagainya.
Keuntungan Menggunakan Buku Agenda Surat
- Meningkatkan efisiensi: Memudahkan pencarian surat-surat yang masuk dan keluar.
- Meningkatkan akurasi: Menghindari kesalahan dalam pencatatan dan pengarsipan surat.
- Meningkatkan keamanan: Melindungi surat-surat penting dari kehilangan atau kerusakan.
- Memudahkan pelacakan surat: Memberikan informasi lengkap tentang alur surat.
- Menjadi bukti otentik: Sebagai bukti resmi tentang surat-surat yang masuk dan keluar.
Catatan:
- Format buku agenda dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing instansi.
- Buku agenda dapat dibuat secara manual atau menggunakan aplikasi komputer.
- Data dalam buku agenda perlu dijaga kerahasiaannya.
Semoga contoh buku agenda surat masuk dan keluar ini bermanfaat.
