Contoh Buku Agenda Surat Masuk/Keluar PKK
Buku agenda surat masuk/keluar merupakan salah satu alat penting dalam administrasi organisasi, termasuk di dalam PKK (Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga). Buku ini berfungsi untuk mencatat semua surat yang masuk dan keluar dari organisasi, sehingga memudahkan dalam melacak dan mengelola surat-surat tersebut.
Berikut adalah contoh format buku agenda surat masuk/keluar PKK:
Format Buku Agenda Surat Masuk
| No. | Tanggal Terima | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Diteruskan Kepada | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-15 | 001/PKK-RT01/III/2023 | Rapat Koordinasi PKK | Ketua PKK Kecamatan | Ketua PKK RW 01 | Diterima dan disahkan |
| 2 | 2023-03-18 | 002/PKK-RW01/III/2023 | Permohonan Dana | Ketua PKK RW 01 | Bendahara PKK | Diterima dan disetujui |
| 3 | 2023-03-20 | 003/PKK-DKM/III/2023 | Undangan Acara | Ketua PKK DKM Masjid | Ketua PKK RW 01 | Diterima dan dilampirkan |
Format Buku Agenda Surat Keluar
| No. | Tanggal Kirim | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Dikirim Oleh | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-16 | 001/PKK-RW01/III/2023 | Laporan Kegiatan PKK | Ketua PKK Kecamatan | Ketua PKK RW 01 | Dikirim melalui kurir |
| 2 | 2023-03-21 | 002/PKK-RW01/III/2023 | Surat Balasan Permohonan Dana | Ketua PKK DKM Masjid | Ketua PKK RW 01 | Dikirim melalui pos |
| 3 | 2023-03-23 | 003/PKK-RW01/III/2023 | Konfirmasi Kehadiran | Ketua PKK Kecamatan | Sekretaris PKK RW 01 | Dikirim melalui WhatsApp |
Informasi Penting dalam Buku Agenda:
- Nomor Surat: Pastikan setiap surat memiliki nomor surat yang unik dan terurut.
- Perihal: Jelaskan secara singkat isi atau tujuan surat.
- Pengirim/Penerima: Tuliskan nama dan alamat lengkap pengirim/penerima surat.
- Diteruskan Kepada/Dikirim Oleh: Tuliskan kepada siapa surat tersebut diteruskan atau oleh siapa surat tersebut dikirim.
- Tanggal Terima/Kirim: Catat tanggal surat diterima atau dikirim dengan jelas.
- Keterangan: Berikan catatan singkat terkait status surat, seperti diterima, disetujui, dilampirkan, dll.
Manfaat Buku Agenda Surat Masuk/Keluar:
- Mencatat dan melacak semua surat secara sistematis.
- Memudahkan dalam mencari dan menemukan surat yang dibutuhkan.
- Sebagai bukti administrasi dan akuntabilitas.
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan surat.
- Membantu dalam pengambilan keputusan dan perencanaan.
Tips untuk Mengelola Buku Agenda:
- Gunakan buku agenda yang berkualitas dan mudah dibaca.
- Isi buku agenda dengan lengkap dan akurat.
- Simpan buku agenda dengan rapi dan aman.
- Buatlah sistem pengarsipan yang baik untuk surat-surat.
- Periksa buku agenda secara berkala untuk memastikan kelengkapan dan keakuratannya.
Dengan menggunakan buku agenda surat masuk/keluar yang sistematis, PKK dapat mengelola surat-surat dengan lebih efektif dan efisien. Hal ini akan membantu dalam meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan organisasi.
