Contoh Buku Agenda Surat Masuk Sistem Tanggal Keyword
Buku agenda surat masuk merupakan salah satu alat penting dalam sistem kearsipan sebuah instansi. Buku ini berfungsi untuk mencatat semua surat masuk yang diterima, sehingga memudahkan dalam proses pencarian dan pengarsipan. Berikut contoh buku agenda surat masuk yang menggunakan sistem tanggal keyword:
Format Buku Agenda Surat Masuk
| No. | Tanggal Terima | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Tanggal Surat | Keterangan | Keyword | Kode Arsip |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-08 | 001/SP-BPD/III/2023 | Permohonan Bantuan | Badan Pengelola Dana | 2023-03-05 | Surat diterima oleh Pak Adi | Bantuan, BPD | 001/SP-BPD/III/2023 |
| 2 | 2023-03-10 | 002/KEP-DISDIK/III/2023 | Keputusan Kepala Dinas Pendidikan | Dinas Pendidikan | 2023-03-08 | Surat diterima oleh Bu Rina | Keputusan, Dinas Pendidikan | 002/KEP-DISDIK/III/2023 |
| 3 | 2023-03-12 | 003/SP-PEMDA/III/2023 | Undangan Rapat | Pemerintah Daerah | 2023-03-10 | Surat diterima oleh Pak Ardi | Rapat, Pemerintah Daerah | 003/SP-PEMDA/III/2023 |
Penjelasan Kolom
- No. : Nomor urut surat masuk.
- Tanggal Terima : Tanggal surat diterima oleh instansi.
- Nomor Surat : Nomor surat yang tertera pada surat masuk.
- Perihal : Singkat tentang isi surat.
- Pengirim : Nama atau instansi pengirim surat.
- Tanggal Surat : Tanggal surat dibuat.
- Keterangan : Catatan penting terkait surat masuk, seperti nama penerima surat.
- Keyword : Kata kunci yang menggambarkan isi surat. Kata kunci ini akan memudahkan pencarian surat di kemudian hari.
- Kode Arsip : Kode yang digunakan untuk mengarsipkan surat. Kode ini bisa berupa nomor surat atau kode khusus yang telah ditetapkan oleh instansi.
Keunggulan Sistem Tanggal Keyword
Sistem tanggal keyword memiliki beberapa keunggulan, di antaranya:
- Mudah dalam pencarian surat. Dengan adanya kata kunci, pencarian surat menjadi lebih mudah dan cepat.
- Menyimpan informasi penting. Keyword membantu menyimpan informasi penting dari surat, sehingga memudahkan analisis dan pengambilan keputusan.
- Fleksibel dan mudah disesuaikan. Sistem ini dapat dengan mudah disesuaikan dengan kebutuhan instansi.
- Efisien dalam pengelolaan arsip. Sistem ini membuat proses pengelolaan arsip menjadi lebih efisien dan terstruktur.
Contoh Penggunaan Keyword
Berikut contoh penggunaan keyword dalam buku agenda surat masuk:
- Surat tentang pengadaan barang: Keyword yang digunakan: Pengadaan, Barang, Tender, Kontrak.
- Surat tentang permohonan izin: Keyword yang digunakan: Izin, Permohonan, Persetujuan.
- Surat tentang laporan kegiatan: Keyword yang digunakan: Laporan, Kegiatan, Hasil, Evaluasi.
Rekomendasi
Untuk hasil maksimal, disarankan untuk menggunakan software atau aplikasi khusus untuk mengelola buku agenda surat masuk. Software ini umumnya dilengkapi dengan fitur pencarian yang canggih dan sistem arsip yang terstruktur.
Semoga contoh buku agenda surat masuk sistem tanggal keyword ini bermanfaat dan dapat membantu Anda dalam mengelola surat masuk dengan lebih efisien dan terstruktur.
