Contoh Buku Register Surat Keluar
Buku register surat keluar merupakan dokumen penting dalam administrasi perkantoran. Buku ini berfungsi sebagai catatan resmi untuk mencatat semua surat yang keluar dari suatu instansi atau organisasi.
Berikut adalah contoh format buku register surat keluar yang dapat digunakan:
| No. Urut | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Tujuan | Lampiran | Dikirim Oleh | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-08-01 | 001/SK/KMP/VIII/2023 | Permohonan Kerja Sama | PT. Maju Bersama | - | Ahmad | Diterima dengan baik |
| 2 | 2023-08-02 | 002/SK/KMP/VIII/2023 | Undangan Rapat | Dinas Pendidikan | - | Budi | Diterima dengan baik |
| 3 | 2023-08-03 | 003/SK/KMP/VIII/2023 | Laporan Kegiatan | Kementerian Kesehatan | - | Candra | Diterima dengan baik |
| 4 | 2023-08-04 | 004/SK/KMP/VIII/2023 | Surat Peringatan | Bapak Dwi | - | Deni | Dikirim melalui kurir |
| 5 | 2023-08-05 | 005/SK/KMP/VIII/2023 | Surat Pemberitahuan | Ibu Eni | - | Fajar | Dikirim melalui pos |
Keterangan:
- No. Urut: Nomor urut surat keluar.
- Tanggal Surat: Tanggal surat dibuat.
- Nomor Surat: Nomor surat yang dikeluarkan.
- Perihal: Singkat tentang isi surat.
- Tujuan: Alamat tujuan pengiriman surat.
- Lampiran: Jika ada lampiran, sebutkan jumlah dan jenis lampiran.
- Dikirim Oleh: Nama orang yang mengirimkan surat.
- Catatan: Catatan khusus tentang surat, seperti cara pengiriman, status, atau tanggapan dari penerima.
Manfaat Buku Register Surat Keluar:
- Mencatat surat keluar secara sistematis dan terstruktur.
- Memudahkan dalam pencarian dan pelacakan surat.
- Sebagai bukti resmi tentang surat yang telah dikeluarkan.
- Membantu dalam proses arsip dan administrasi surat menyurat.
Tips dalam Membuat Buku Register Surat Keluar:
- Gunakan buku register dengan format yang jelas dan mudah dipahami.
- Isi data dengan lengkap dan akurat.
- Simpan buku register di tempat yang aman dan terorganisir.
- Gunakan sistem penomoran yang sistematis dan mudah diingat.
- Update buku register secara berkala.
Dengan menggunakan buku register surat keluar yang terstruktur, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas administrasi surat menyurat di instansi Anda.
