Contoh Buku Register Surat Masuk dan Keluar
Buku register surat masuk dan keluar adalah dokumen penting dalam administrasi perkantoran. Buku ini berfungsi sebagai catatan resmi tentang surat-surat yang masuk dan keluar dari suatu instansi. Dengan adanya buku register, alur surat-surat dapat terlacak dengan mudah, sehingga memudahkan dalam proses penyimpanan dan pengarsipan.
Berikut ini contoh format buku register surat masuk dan keluar yang dapat Anda gunakan:
Buku Register Surat Masuk
| No. | Tanggal Terima | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-01 | 001/INT/III/2023 | Permohonan Kerja Sama | PT. Karya Mandiri | Telah direspon |
| 2 | 2023-03-05 | 002/SMK/III/2023 | Undangan Seminar | SMK Negeri 1 | Dihadiri oleh Bapak/Ibu [Nama] |
| 3 | 2023-03-08 | 003/DKI/III/2023 | Pemberitahuan | Dinas Kesehatan DKI Jakarta | Telah dibaca |
| 4 | 2023-03-10 | 004/BPD/III/2023 | Laporan Kegiatan | Badan Pengelola Dana | Telah dilampirkan pada berkas |
| 5 | 2023-03-12 | 005/KPN/III/2023 | Permintaan Data | Kementerian Pertahanan | Sedang diproses |
Buku Register Surat Keluar
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-02 | 001/INT/III/2023 | Balasan Permohonan Kerja Sama | PT. Karya Mandiri | Telah dikirim melalui kurir |
| 2 | 2023-03-06 | 002/INT/III/2023 | Konfirmasi Kehadiran | SMK Negeri 1 | Telah dikirim melalui email |
| 3 | 2023-03-09 | 003/INT/III/2023 | Laporan Kegiatan | Dinas Kesehatan DKI Jakarta | Telah dikirim melalui pos |
| 4 | 2023-03-11 | 004/INT/III/2023 | Permintaan Informasi | Badan Pengelola Dana | Telah dikirim melalui email |
| 5 | 2023-03-13 | 005/INT/III/2023 | Data yang Diminta | Kementerian Pertahanan | Telah dikirim melalui kurir |
Catatan:
- No. : Nomor urut surat
- Tanggal Terima/Tanggal Surat : Tanggal surat diterima/dikirim
- Nomor Surat : Nomor surat masuk/keluar
- Perihal : Isi pokok surat
- Pengirim/Penerima : Nama instansi/individu pengirim/penerima surat
- Catatan : Informasi tambahan tentang surat, seperti status surat (sudah direspon, sedang diproses, dll)
Tips Membuat Buku Register Surat Masuk dan Keluar
- Buat kolom yang relevan: Sesuaikan kolom yang Anda buat dengan kebutuhan instansi Anda.
- Gunakan format yang seragam: Gunakan format yang sama untuk setiap entri agar data mudah dicari dan diakses.
- Simpan dengan rapi: Simpan buku register di tempat yang aman dan mudah diakses.
- Perbarui secara berkala: Pastikan buku register diupdate setiap kali ada surat yang masuk atau keluar.
Dengan menggunakan buku register surat masuk dan keluar, alur surat-surat dalam suatu instansi dapat terlacak dengan mudah dan sistematis. Hal ini akan memudahkan proses penyimpanan, pengarsipan, dan pencarian informasi di kemudian hari.
