Contoh Buku Surat Masuk dan Surat Keluar: Panduan Lengkap
Buku surat masuk dan surat keluar merupakan elemen penting dalam administrasi perkantoran. Buku ini berfungsi untuk mencatat dan menata seluruh surat yang masuk dan keluar dari suatu organisasi. Dengan catatan yang teratur, proses pencarian dan pengarsipan surat menjadi lebih mudah dan terstruktur. Berikut adalah contoh buku surat masuk dan surat keluar beserta penjelasannya:
Buku Surat Masuk
Contoh Buku Surat Masuk:
| No. Urut | Tanggal Surat | Nomor Surat | Pengirim | Perihal | Diterima Oleh | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 10 Januari 2023 | 001/SM/DIK/I/2023 | Dinas Pendidikan Kota Jakarta | Permohonan Kerja Sama | Bapak Andi | Diteruskan ke bagian humas |
| 2 | 12 Januari 2023 | 002/SM/KESEHATAN/I/2023 | Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat | Pemberitahuan Sosialisasi | Ibu Rina | Diteruskan ke bagian marketing |
| 3 | 15 Januari 2023 | 003/SM/PT/I/2023 | PT. Cahaya Nusantara | Penawaran Kerjasama | Bapak Reza | Diteruskan ke bagian pengembangan |
| 4 | 17 Januari 2023 | 004/SM/BPJS/I/2023 | BPJS Kesehatan | Informasi Program Baru | Ibu Lia | Diteruskan ke bagian keuangan |
| 5 | 19 Januari 2023 | 005/SM/KOPERASI/I/2023 | Koperasi Sejahtera | Permohonan Pinjaman | Bapak Doni | Diteruskan ke bagian kredit |
Penjelasan Kolom:
- No. Urut: Nomor urut surat masuk.
- Tanggal Surat: Tanggal surat yang diterima.
- Nomor Surat: Nomor surat yang diterima.
- Pengirim: Nama pengirim surat.
- Perihal: Singkat tentang isi surat.
- Diterima Oleh: Nama orang yang menerima surat.
- Catatan: Catatan khusus terkait surat (misalnya, tindak lanjut, status, dll).
Buku Surat Keluar
Contoh Buku Surat Keluar:
| No. Urut | Tanggal Surat | Nomor Surat | Penerima | Perihal | Disusun Oleh | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 11 Januari 2023 | 001/SK/DIK/I/2023 | Dinas Pendidikan Kota Jakarta | Balas Permohonan Kerja Sama | Bapak Andi | Surat terkirim via pos |
| 2 | 13 Januari 2023 | 002/SK/KESEHATAN/I/2023 | Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat | Konfirmasi Kehadiran Sosialisasi | Ibu Rina | Surat terkirim via email |
| 3 | 16 Januari 2023 | 003/SK/PT/I/2023 | PT. Cahaya Nusantara | Tanggapan Penawaran Kerja Sama | Bapak Reza | Surat terkirim via kurir |
| 4 | 18 Januari 2023 | 004/SK/BPJS/I/2023 | BPJS Kesehatan | Permintaan Klarifikasi Program Baru | Ibu Lia | Surat terkirim via pos |
| 5 | 20 Januari 2023 | 005/SK/KOPERASI/I/2023 | Koperasi Sejahtera | Penolakan Permohonan Pinjaman | Bapak Doni | Surat terkirim via email |
Penjelasan Kolom:
- No. Urut: Nomor urut surat keluar.
- Tanggal Surat: Tanggal surat dibuat atau dikirim.
- Nomor Surat: Nomor surat yang dikeluarkan.
- Penerima: Nama penerima surat.
- Perihal: Singkat tentang isi surat.
- Disusun Oleh: Nama orang yang membuat surat.
- Catatan: Catatan khusus terkait surat (misalnya, metode pengiriman, status, dll).
Tips Menggunakan Buku Surat:
- Gunakan Buku yang Berbeda: Pisahkan buku surat masuk dan surat keluar.
- Nomor Urut Berurutan: Pastikan nomor urut surat terurut dan tidak terputus.
- Kertas Berkas: Gunakan kertas berkas yang kokoh dan tahan lama.
- Simpan Buku di Tempat Aman: Simpan buku surat di tempat aman dan mudah diakses.
- Pastikan Kelengkapan Data: Selalu lengkapi data pada buku surat, seperti tanggal, nomor surat, dan perihal.
- Arsip Berkas: Simpan surat-surat yang telah selesai ditangani dengan rapi dan terstruktur.
Dengan menerapkan contoh dan tips diatas, Anda dapat membuat buku surat masuk dan keluar yang terstruktur dan efisien. Hal ini akan memudahkan Anda dalam mengelola surat-surat dan meminimalisir kesalahan dalam administrasi.
