Contoh Draft Surat Edaran yang Berisi Pesan Bad News
Surat edaran merupakan alat komunikasi resmi yang efektif untuk menyampaikan informasi penting kepada banyak orang sekaligus. Namun, terkadang informasi yang disampaikan dalam surat edaran bisa berupa kabar buruk atau bad news. Dalam hal ini, diperlukan kehati-hatian dan strategi khusus dalam penyampaiannya agar tidak menimbulkan kepanikan atau kesalahpahaman.
Berikut adalah contoh draft surat edaran yang berisi pesan bad news:
Perihal: Penyesuaian Jadwal Kerja
Kepada Yth. Seluruh Karyawan PT. [Nama Perusahaan]
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kondisi terkini [Jelaskan kondisi yang melatarbelakangi bad news, misal: penurunan omset, perubahan kebijakan pemerintah, dsb.], maka dengan ini kami sampaikan penyesuaian jadwal kerja bagi seluruh karyawan PT. [Nama Perusahaan]. Penyesuaian ini bertujuan untuk [Tulis tujuan penyesuaian jadwal kerja, misal: meningkatkan efisiensi, mengurangi beban operasional, dsb.].
Berikut adalah detail penyesuaian jadwal kerja:
- [Tulis rincian perubahan jadwal kerja yang spesifik, misal: Pengurangan jam kerja, pengurangan hari kerja, dsb.]
- [Tulis rincian lain yang perlu diketahui karyawan terkait perubahan jadwal kerja, misal: Masa berlaku perubahan jadwal kerja, mekanisme penyesuaian gaji, dsb.]
Kami memahami bahwa penyesuaian ini mungkin menimbulkan beberapa pertanyaan dan kekhawatiran. Oleh karena itu, kami membuka ruang diskusi dan siap memberikan penjelasan lebih lanjut terkait kebijakan ini.
Informasi lebih lanjut dapat dihubungi melalui:
- [Tulis nama dan nomor kontak person yang berwenang memberikan informasi]
Kami mohon pengertian dan kerjasamanya dalam menghadapi situasi ini.
Demikian surat edaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. [Nama Perusahaan]
[Jabatan dan Tanda Tangan]
[Nama dan Stempel Perusahaan]
Catatan:
- Sesuaikan isi surat edaran dengan kondisi dan situasi di perusahaan Anda.
- Gunakan bahasa yang formal dan mudah dipahami.
- Hindari penggunaan bahasa yang bernada negatif atau menghakimi.
- Berikan penjelasan yang jelas dan transparan mengenai alasan dan dampak perubahan.
- Tawarkan solusi dan dukungan bagi karyawan yang terdampak.
Contoh Pesan Bad News yang Dapat Dimasukkan dalam Surat Edaran:
- Penutupan sementara kantor
- Pemotongan gaji
- Pengurangan jumlah karyawan
- Penundaan proyek
- Penghapusan program
- Pemindahan kantor
- Penyesuaian target penjualan
Tips Menulis Surat Edaran dengan Pesan Bad News:
- Prioritaskan Empati dan Transparansi: Tunjukkan kepada karyawan bahwa Anda memahami situasi mereka dan bahwa Anda sedang berusaha untuk membantu. Berikan informasi yang jelas dan jujur.
- Hindari Menghakimi: Jangan menyalahkan karyawan atau kondisi eksternal. Fokus pada solusi dan langkah selanjutnya.
- Tawarkan Dukungan: Berikan informasi mengenai sumber daya dan bantuan yang tersedia bagi karyawan yang terdampak.
- Bersikap Profesional: Jaga sikap profesional dan tetap tenang dalam menghadapi situasi sulit.
Ingat, dalam menyampaikan pesan bad news, komunikasi yang efektif sangat penting. Dengan menggunakan strategi yang tepat dan empati, Anda dapat menyampaikan informasi dengan jelas dan meminimalkan dampak negatifnya.
