Contoh Format Agenda Surat Keluar
Agenda surat keluar merupakan catatan yang berisi daftar surat keluar yang telah dibuat dan dikirim oleh suatu instansi atau organisasi. Agenda surat keluar berfungsi sebagai:
- Dokumentasi: Mencatat semua surat keluar yang telah dibuat dan dikirim.
- Pelacakan: Memudahkan pencarian kembali surat yang telah dikirim.
- Kontrol: Sebagai alat untuk mengontrol alur surat keluar dan memastikan kelengkapan administrasi.
Format Agenda Surat Keluar
Berikut contoh format agenda surat keluar yang umum digunakan:
| No. | Tanggal | Nomor Surat | Perihal | Tujuan | Lampiran | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-08-22 | 001/SK/DIK-SMK/VIII/2023 | Permohonan Beasiswa | Dinas Pendidikan Kabupaten XYZ | - | Surat telah dikirim via pos |
| 2 | 2023-08-23 | 002/SK/DIK-SMK/VIII/2023 | Undangan Rapat | Ketua OSIS SMK ABC | 1 lembar | Surat telah dikirim via kurir |
| 3 | 2023-08-24 | 003/SK/DIK-SMK/VIII/2023 | Laporan Kegiatan | Kepala Sekolah SMK ABC | 5 lembar | Surat telah dikirim via email |
Keterangan:
- No: Nomor urut surat keluar.
- Tanggal: Tanggal surat keluar.
- Nomor Surat: Nomor surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi.
- Perihal: Singkat dan jelas tentang isi surat.
- Tujuan: Penerima surat.
- Lampiran: Daftar lampiran yang disertakan dalam surat.
- Keterangan: Informasi tambahan tentang surat seperti cara pengiriman, status pengiriman, dan lain-lain.
Tips Membuat Agenda Surat Keluar
- Gunakan format yang konsisten: Pastikan format agenda surat keluar yang digunakan selalu sama untuk menjaga keseragaman dan kemudahan dalam pencarian data.
- Isi dengan detail: Catat semua informasi penting tentang surat keluar, seperti nomor surat, tanggal, perihal, tujuan, lampiran, dan keterangan.
- Rapi dan teratur: Tata agenda surat keluar secara rapi dan teratur agar mudah dibaca dan dicari.
- Simpan dengan aman: Simpan agenda surat keluar di tempat yang aman dan terhindar dari kerusakan.
Penutup
Agenda surat keluar merupakan bagian penting dalam administrasi surat menyurat di suatu instansi atau organisasi. Dengan menggunakan agenda surat keluar yang baik, alur surat keluar dapat dikontrol dan dokumentasi surat menjadi lebih terstruktur.
