Contoh Format Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
Buku agenda surat merupakan salah satu alat penting dalam administrasi perkantoran. Buku ini berfungsi untuk mencatat semua surat masuk dan keluar yang diterima atau dikirim oleh suatu instansi. Dengan adanya buku agenda surat, alur surat dapat terlacak dengan baik dan mudah ditemukan jika diperlukan.
Berikut ini adalah contoh format buku agenda surat masuk dan keluar yang bisa Anda gunakan:
Buku Agenda Surat Masuk
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Diterima Oleh | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-10 | 001/SP-PT/III/2023 | Permohonan Kerjasama | PT. ABC | Admin | Diterima |
| 2 | 2023-03-15 | 002/SK-DIKTI/III/2023 | Hasil Penelitian | Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi | Pak Budi | Diterima |
| 3 | 2023-03-20 | 003/SP-KONS/III/2023 | Undangan Rapat | Konsultan XYZ | Ibu Anita | Diterima |
| 4 | 2023-03-25 | 004/SP-PR/III/2023 | Proposal Proyek | PT. DEF | Bapak Dwi | Diterima |
| 5 | 2023-03-30 | 005/SUR-FIN/III/2023 | Laporan Keuangan | Divisi Keuangan | Bu Lia | Diterima |
Buku Agenda Surat Keluar
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Dikirim Oleh | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-12 | 001/SP-PT/III/2023 | Jawaban Permohonan Kerjasama | PT. ABC | Admin | Dikirim |
| 2 | 2023-03-17 | 002/SK-DIKTI/III/2023 | Laporan Penelitian | Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi | Pak Budi | Dikirim |
| 3 | 2023-03-22 | 003/SP-KONS/III/2023 | Konfirmasi Kehadiran Rapat | Konsultan XYZ | Ibu Anita | Dikirim |
| 4 | 2023-03-27 | 004/SP-PR/III/2023 | Penawaran Proyek | PT. DEF | Bapak Dwi | Dikirim |
| 5 | 2023-03-31 | 005/SUR-FIN/III/2023 | Laporan Keuangan | Divisi Keuangan | Bu Lia | Dikirim |
Catatan:
- Format buku agenda surat ini hanya contoh. Anda bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan dan sistem administrasi di instansi Anda.
- Pastikan untuk mengisi semua kolom dengan lengkap dan benar.
- Simpan buku agenda surat di tempat yang aman dan mudah diakses.
- Lakukan penomoran surat dengan sistem yang terstruktur dan mudah dipahami.
- Anda juga dapat menggunakan software atau aplikasi khusus untuk mengelola agenda surat secara digital.
Dengan menerapkan sistem pengelolaan surat yang baik melalui buku agenda surat, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam mengelola alur surat di instansi Anda.
