Contoh Format Buku Agenda Surat Masuk
Buku agenda surat masuk adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua surat masuk yang diterima oleh sebuah instansi atau organisasi. Buku agenda surat masuk ini penting untuk mencatat data surat masuk dengan lengkap dan sistematis, sehingga memudahkan dalam proses penelusuran dan pengarsipan surat.
Berikut ini adalah contoh format buku agenda surat masuk yang bisa Anda gunakan:
Format Buku Agenda Surat Masuk
| No. | Tanggal Terima | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Tujuan | Keterangan | Tindakan | Tanggal Disposisi |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-08-21 | 001/SE/DIKTI/VIII/2023 | Permohonan Kerja Sama | Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi | Rektorat | Surat diterima melalui kurir | Diteruskan ke Dekan Fakultas | 2023-08-21 |
| 2 | 2023-08-22 | 002/SP/LPPM/VIII/2023 | Laporan Hasil Penelitian | Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat | Rektorat | Surat diterima melalui email | Diteruskan ke Ketua LPPM | 2023-08-22 |
| 3 | 2023-08-23 | 003/SK/BAAK/VIII/2023 | Surat Keputusan Dekan | Bagian Akademik dan Kemahasiswaan | Dekan Fakultas | Surat diterima melalui kurir | Diteruskan ke Sekretaris Dekan | 2023-08-23 |
Keterangan:
- No. : Nomor urut surat masuk
- Tanggal Terima : Tanggal surat diterima
- Nomor Surat : Nomor surat yang diterima
- Perihal : Isi singkat tentang surat yang diterima
- Pengirim : Nama pengirim surat
- Tujuan : Bagian/orang yang dituju surat
- Keterangan : Keterangan tambahan mengenai surat yang diterima, seperti cara penerimaan, lampiran, dan sebagainya
- Tindakan : Tindakan yang dilakukan terhadap surat, seperti diteruskan, dijawab, dan sebagainya
- Tanggal Disposisi : Tanggal surat didisposisikan ke bagian yang dituju
Tips Mengisi Buku Agenda Surat Masuk
- Isi dengan lengkap dan detail
- Tulis dengan rapi dan mudah dibaca
- Simpan dengan aman dan teratur
- Lakukan penomoran secara berurutan
- Gunakan sistem pencatatan yang konsisten
- Update secara berkala
Keuntungan Menggunakan Buku Agenda Surat Masuk
- Mencatat dan mengelola surat masuk secara terstruktur
- Memudahkan dalam pencarian dan penelusuran surat
- Membantu dalam proses pengarsipan surat
- Menghindari kehilangan atau kerusakan surat
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan surat
Kesimpulan
Buku agenda surat masuk merupakan alat yang penting untuk mengelola surat masuk di sebuah instansi atau organisasi. Dengan menggunakan format yang tepat dan sistem pencatatan yang konsisten, Anda dapat memaksimalkan fungsinya untuk membantu kelancaran administrasi dan proses kerja.
