Contoh Format Surat Masuk dan Keluar
Surat masuk dan surat keluar merupakan dokumen penting dalam berbagai organisasi, baik perusahaan, instansi pemerintah, maupun organisasi non-profit. Format surat yang benar dan rapi akan memudahkan proses administrasi dan komunikasi, serta memberikan kesan profesional. Berikut adalah contoh format surat masuk dan keluar yang umum digunakan:
Format Surat Masuk
1. Kepala Surat
- Nama Instansi/Organisasi: (Cantumkan nama lengkap instansi/organisasi)
- Alamat: (Cantumkan alamat lengkap instansi/organisasi)
- Nomor Telepon: (Cantumkan nomor telepon yang dapat dihubungi)
- Nomor Faksimili: (Cantumkan nomor faksimili, jika ada)
- Website: (Cantumkan website instansi/organisasi, jika ada)
- Email: (Cantumkan alamat email instansi/organisasi)
2. Nomor dan Tanggal Surat
- Nomor Surat: (Cantumkan nomor surat sesuai dengan sistem penomoran instansi)
- Tanggal Surat: (Cantumkan tanggal surat dengan format tanggal, bulan, tahun)
3. Lampiran
- Lampiran: (Cantumkan jumlah lampiran surat, jika ada)
4. Perihal
- Perihal: (Cantumkan pokok permasalahan/tujuan surat dengan singkat dan jelas)
5. Alamat Penerima
- Kepada Yth. (Cantumkan gelar dan nama penerima surat)
- Jabatan: (Cantumkan jabatan penerima surat)
- Instansi/Organisasi: (Cantumkan nama instansi/organisasi penerima surat)
- Alamat: (Cantumkan alamat lengkap penerima surat)
6. Isi Surat
- Pembuka: (Mulai dengan salam pembuka yang formal dan sopan)
- Isi: (Paparkan isi surat dengan jelas, sistematis, dan mudah dipahami)
- Penutup: (Akhiri dengan kalimat penutup yang sopan dan ramah)
7. Tanda Tangan
- Nama: (Cantumkan nama lengkap pengirim surat)
- Jabatan: (Cantumkan jabatan pengirim surat)
8. Stempel
- (Cantumkan stempel instansi/organisasi, jika ada)
Format Surat Keluar
1. Kepala Surat
- Nama Instansi/Organisasi: (Cantumkan nama lengkap instansi/organisasi)
- Alamat: (Cantumkan alamat lengkap instansi/organisasi)
- Nomor Telepon: (Cantumkan nomor telepon yang dapat dihubungi)
- Nomor Faksimili: (Cantumkan nomor faksimili, jika ada)
- Website: (Cantumkan website instansi/organisasi, jika ada)
- Email: (Cantumkan alamat email instansi/organisasi)
2. Nomor dan Tanggal Surat
- Nomor Surat: (Cantumkan nomor surat sesuai dengan sistem penomoran instansi)
- Tanggal Surat: (Cantumkan tanggal surat dengan format tanggal, bulan, tahun)
3. Lampiran
- Lampiran: (Cantumkan jumlah lampiran surat, jika ada)
4. Perihal
- Perihal: (Cantumkan pokok permasalahan/tujuan surat dengan singkat dan jelas)
5. Alamat Penerima
- Kepada Yth. (Cantumkan gelar dan nama penerima surat)
- Jabatan: (Cantumkan jabatan penerima surat)
- Instansi/Organisasi: (Cantumkan nama instansi/organisasi penerima surat)
- Alamat: (Cantumkan alamat lengkap penerima surat)
6. Isi Surat
- Pembuka: (Mulai dengan salam pembuka yang formal dan sopan)
- Isi: (Paparkan isi surat dengan jelas, sistematis, dan mudah dipahami)
- Penutup: (Akhiri dengan kalimat penutup yang sopan dan ramah)
7. Tanda Tangan
- Nama: (Cantumkan nama lengkap pengirim surat)
- Jabatan: (Cantumkan jabatan pengirim surat)
8. Stempel
- (Cantumkan stempel instansi/organisasi, jika ada)
Catatan:
- Format surat ini hanyalah contoh, dan bisa diubah sesuai dengan kebutuhan instansi/organisasi.
- Gunakan bahasa yang formal dan sopan dalam surat resmi.
- Pastikan surat ditulis dengan rapi dan mudah dibaca.
Contoh Surat Masuk
[Nama Instansi] [Alamat Lengkap] [Nomor Telepon] [Nomor Faksimili] [Website] [Email]
Nomor Surat: [Nomor Surat] Tanggal Surat: [Tanggal Surat] Lampiran: [Jumlah Lampiran] Perihal: [Perihal Surat]
Kepada Yth. [Nama Penerima] [Jabatan] [Instansi/Organisasi] [Alamat Lengkap]
Dengan hormat,
[Isi Surat]
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim] [Jabatan]
Stempel Instansi
Contoh Surat Keluar
[Nama Instansi] [Alamat Lengkap] [Nomor Telepon] [Nomor Faksimili] [Website] [Email]
Nomor Surat: [Nomor Surat] Tanggal Surat: [Tanggal Surat] Lampiran: [Jumlah Lampiran] Perihal: [Perihal Surat]
Kepada Yth. [Nama Penerima] [Jabatan] [Instansi/Organisasi] [Alamat Lengkap]
Dengan hormat,
[Isi Surat]
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim] [Jabatan]
Stempel Instansi
