Contoh Format Laporan Surat Masuk dan Keluar
Laporan surat masuk dan keluar merupakan dokumen penting yang mencatat semua surat yang masuk dan keluar dari suatu instansi. Laporan ini digunakan untuk mengetahui alur surat, status surat, dan untuk keperluan arsip. Format laporan surat masuk dan keluar bisa berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan dan sistem administrasi masing-masing instansi. Berikut adalah contoh format laporan surat masuk dan keluar yang umum digunakan:
Format Laporan Surat Masuk
Judul: Laporan Surat Masuk
Tanggal: [Tanggal Laporan]
Nama Instansi: [Nama Instansi]
No. Dokumen: [Nomor Dokumen]
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [Tanggal Surat] | [Nomor Surat] | [Perihal Surat] | [Nama Pengirim] | [Nama Penerima] | [Catatan] |
| 2 | [Tanggal Surat] | [Nomor Surat] | [Perihal Surat] | [Nama Pengirim] | [Nama Penerima] | [Catatan] |
| 3 | [Tanggal Surat] | [Nomor Surat] | [Perihal Surat] | [Nama Pengirim] | [Nama Penerima] | [Catatan] |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Keterangan:
- No.: Nomor urut surat masuk
- Tanggal Surat: Tanggal surat diterima
- Nomor Surat: Nomor surat yang masuk
- Perihal: Singkat mengenai isi surat
- Pengirim: Nama dan alamat pengirim surat
- Penerima: Nama dan jabatan penerima surat
- Catatan: Catatan khusus mengenai surat (misalnya: surat telah dibalas, surat masih diproses, dll)
Format Laporan Surat Keluar
Judul: Laporan Surat Keluar
Tanggal: [Tanggal Laporan]
Nama Instansi: [Nama Instansi]
No. Dokumen: [Nomor Dokumen]
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [Tanggal Surat] | [Nomor Surat] | [Perihal Surat] | [Nama Penerima] | [Catatan] |
| 2 | [Tanggal Surat] | [Nomor Surat] | [Perihal Surat] | [Nama Penerima] | [Catatan] |
| 3 | [Tanggal Surat] | [Nomor Surat] | [Perihal Surat] | [Nama Penerima] | [Catatan] |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Keterangan:
- No.: Nomor urut surat keluar
- Tanggal Surat: Tanggal surat dibuat
- Nomor Surat: Nomor surat yang keluar
- Perihal: Singkat mengenai isi surat
- Penerima: Nama dan alamat penerima surat
- Catatan: Catatan khusus mengenai surat (misalnya: surat telah diterima, surat masih dalam perjalanan, dll)
Tips Membuat Laporan Surat Masuk dan Keluar
- Buatlah format yang mudah dipahami dan digunakan.
- Gunakan bahasa yang formal dan jelas.
- Pastikan data yang dimasukkan akurat dan lengkap.
- Simpan laporan dengan rapi dan terorganisir.
- Lakukan pengecekan secara berkala untuk memastikan data terbaru tercatat.
Dengan menggunakan format laporan surat masuk dan keluar yang terstruktur, Anda dapat mengatur alur surat dengan lebih baik, memudahkan pelacakan status surat, dan menjaga kerapihan dalam penyimpanan arsip.
