Contoh Laporan Surat Masuk dan Keluar
Laporan surat masuk dan keluar merupakan dokumen penting dalam suatu organisasi atau instansi. Dokumen ini berisi catatan tentang surat-surat yang diterima dan dikirim, yang berguna untuk:
- Mencatat dan melacak surat-surat yang masuk dan keluar.
- Menyediakan informasi tentang alur surat dan proses pengolahannya.
- Mempermudah pencarian surat jika dibutuhkan.
- Sebagai arsip dan bukti administrasi.
Berikut contoh laporan surat masuk dan keluar:
Laporan Surat Masuk
Nama Instansi: [Nama Instansi] Periode: [Tanggal Awal] - [Tanggal Akhir]
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Status | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/SK/SMK/X/2023 | Permohonan Kerja Sama | SMK Negeri 1 Jakarta | Diterima | Diserahkan ke Bapak [Nama] |
| 2 | 2023-10-27 | 002/SP/PT/Y/2023 | Pengumuman Lomba | PT. Karya Bangun | Diterima | Diteruskan ke Bagian [Nama Bagian] |
| 3 | 2023-10-28 | 003/K/D/Z/2023 | Undangan Rapat | Dinas Pendidikan Kota Jakarta | Diterima | Diagendakan pada [Tanggal] |
Laporan Surat Keluar
Nama Instansi: [Nama Instansi] Periode: [Tanggal Awal] - [Tanggal Akhir]
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Status | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/SK/SMK/X/2023 | Balasan Permohonan Kerja Sama | SMK Negeri 1 Jakarta | Dikirim | Dikirim melalui [Metode Pengiriman] |
| 2 | 2023-10-27 | 002/SP/PT/Y/2023 | Konfirmasi Keikutsertaan Lomba | PT. Karya Bangun | Dikirim | Dikirim melalui [Metode Pengiriman] |
| 3 | 2023-10-28 | 003/K/D/Z/2023 | Konfirmasi Kehadiran Rapat | Dinas Pendidikan Kota Jakarta | Dikirim | Dikirim melalui [Metode Pengiriman] |
Catatan:
- Kolom-kolom pada tabel laporan dapat disesuaikan dengan kebutuhan instansi.
- Laporan dapat dibuat dalam bentuk tabel, spreadsheet, atau format lainnya.
- Informasi tentang status surat dapat berupa "Diterima", "Dikirim", "Diteruskan", "Ditolak", dan lain sebagainya.
- Catatan dapat digunakan untuk mencantumkan informasi tambahan tentang surat, seperti nama penerima surat, nomor telepon, dan lain sebagainya.
Laporan surat masuk dan keluar yang baik dan terstruktur akan mempermudah proses administrasi surat-menyurat di suatu instansi.
