Contoh Laporan Surat Menyurat
Laporan surat menyurat merupakan dokumen penting yang mencatat segala aktivitas terkait surat menyurat dalam suatu periode tertentu. Laporan ini bermanfaat untuk mengetahui efektivitas sistem surat menyurat, mengidentifikasi masalah yang terjadi, dan sebagai bahan evaluasi untuk meningkatkan kualitas pengelolaan surat menyurat.
Struktur Laporan Surat Menyurat
Berikut adalah struktur umum yang biasanya terdapat dalam laporan surat menyurat:
1. Pendahuluan:
- Latar Belakang: Jelaskan alasan dibuatnya laporan, contohnya: periode pelaporan, tujuan laporan, dan lain sebagainya.
- Tujuan: Sebutkan tujuan dibuatnya laporan surat menyurat. Misalnya, untuk mengetahui efisiensi sistem surat menyurat, mengevaluasi kinerja staf, dan lain sebagainya.
- Ruang Lingkup: Jelaskan periode yang dicakup dalam laporan, jenis surat yang dibahas, dan divisi/departemen yang terlibat.
2. Pembahasan:
-
Data Surat Masuk:
- Jumlah Surat Masuk: Sebutkan jumlah total surat masuk yang diterima selama periode pelaporan.
- Jenis Surat: Kategorikan jenis surat masuk berdasarkan klasifikasi, seperti surat resmi, surat pribadi, surat dinas, dan lain sebagainya.
- Asal Surat: Sebutkan asal surat masuk, seperti instansi pemerintah, perusahaan swasta, individu, dan sebagainya.
- Tindak Lanjut: Uraikan bagaimana surat-surat masuk tersebut ditangani, seperti diproses, disimpan, atau diteruskan ke pihak terkait.
- Kendala: Catat kendala yang dihadapi dalam menangani surat masuk, seperti keterlambatan penerimaan surat, kerusakan surat, dan lain sebagainya.
-
Data Surat Keluar:
- Jumlah Surat Keluar: Sebutkan jumlah total surat keluar yang dikirim selama periode pelaporan.
- Jenis Surat: Kategorikan jenis surat keluar, seperti surat resmi, surat pribadi, surat dinas, dan lain sebagainya.
- Tujuan Surat: Sebutkan tujuan pengiriman surat, seperti instansi pemerintah, perusahaan swasta, individu, dan sebagainya.
- Tindak Lanjut: Uraikan bagaimana surat-surat keluar tersebut dikirim, seperti melalui pos, kurir, email, atau fax.
- Kendala: Catat kendala yang dihadapi dalam mengirimkan surat keluar, seperti keterlambatan pengiriman, kerusakan surat, dan lain sebagainya.
-
Analisa:
- Efisiensi Sistem: Analisis data surat masuk dan keluar untuk menilai efisiensi sistem surat menyurat.
- Peran Teknologi: Bahas pengaruh penggunaan teknologi dalam proses surat menyurat, seperti penggunaan email, sistem online, dan sebagainya.
- Kinerja Staf: Evaluasi kinerja staf yang terlibat dalam proses surat menyurat, seperti kecepatan dalam memproses surat, ketepatan dalam mendistribusikan surat, dan lain sebagainya.
3. Kesimpulan:
- Rangkum poin-poin penting dari pembahasan, seperti jumlah surat masuk dan keluar, kendala yang dihadapi, dan lain sebagainya.
4. Saran:
- Berikan saran untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem surat menyurat, seperti perbaikan prosedur, peningkatan teknologi, dan lain sebagainya.
Contoh Laporan Surat Menyurat
Laporan Surat Menyurat Periode Pelaporan: Januari 2023 - Maret 2023
1. Pendahuluan:
- Latar Belakang: Laporan ini disusun untuk mengetahui efisiensi dan efektivitas sistem surat menyurat di PT. Maju Bersama selama periode Januari 2023 hingga Maret 2023.
- Tujuan: Tujuan dari laporan ini adalah untuk mengetahui jumlah surat masuk dan keluar, mengidentifikasi kendala yang dihadapi, serta memberikan saran untuk meningkatkan sistem surat menyurat.
- Ruang Lingkup: Laporan ini membahas surat masuk dan keluar dari semua divisi di PT. Maju Bersama.
2. Pembahasan:
-
Data Surat Masuk:
- Jumlah Surat Masuk: 150 surat
- Jenis Surat: Surat resmi (100 surat), surat pribadi (30 surat), surat dinas (20 surat)
- Asal Surat: Instansi pemerintah (50 surat), perusahaan swasta (70 surat), individu (30 surat)
- Tindak Lanjut: Semua surat masuk diproses dan ditangani sesuai dengan prosedur yang berlaku.
- Kendala: Terjadi keterlambatan dalam penerimaan surat dari beberapa instansi pemerintah.
-
Data Surat Keluar:
- Jumlah Surat Keluar: 120 surat
- Jenis Surat: Surat resmi (80 surat), surat pribadi (20 surat), surat dinas (20 surat)
- Tujuan Surat: Instansi pemerintah (40 surat), perusahaan swasta (50 surat), individu (30 surat)
- Tindak Lanjut: Semua surat keluar dikirim melalui pos dan kurir.
- Kendala: Terjadi keterlambatan pengiriman surat ke beberapa perusahaan swasta karena faktor cuaca.
-
Analisa:
- Efisiensi Sistem: Sistem surat menyurat di PT. Maju Bersama tergolong efisien, ditandai dengan sedikitnya kendala dalam penanganan surat masuk dan keluar.
- Peran Teknologi: Penggunaan email dan sistem online dalam proses surat menyurat meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam berkorespondensi.
- Kinerja Staf: Staf yang terlibat dalam proses surat menyurat memiliki kinerja yang baik dalam memproses dan mengirimkan surat.
3. Kesimpulan:
- Jumlah surat masuk dan keluar pada periode Januari 2023 hingga Maret 2023 relatif stabil.
- Terdapat beberapa kendala yang dihadapi, seperti keterlambatan dalam penerimaan dan pengiriman surat.
- Secara keseluruhan, sistem surat menyurat di PT. Maju Bersama berjalan dengan baik dan efisien.
4. Saran:
- Meningkatkan koordinasi dengan instansi pemerintah untuk meminimalisir keterlambatan dalam pengiriman surat.
- Mengkaji kembali metode pengiriman surat ke perusahaan swasta untuk meminimalisir keterlambatan.
- Meningkatkan penggunaan teknologi informasi dalam proses surat menyurat untuk mempermudah dan mempercepat proses.
Mengetahui, Kepala Divisi Administrasi
Nama Kepala Divisi
Tips Menyusun Laporan Surat Menyurat
- Gunakan bahasa yang formal dan mudah dipahami.
- Susun laporan secara sistematis dan terstruktur.
- Gunakan tabel, grafik, atau diagram untuk memperjelas data.
- Berikan analisa yang objektif dan data yang akurat.
- Berikan saran yang konstruktif dan mudah diimplementasikan.
Laporan surat menyurat merupakan dokumen penting yang menunjang kelancaran proses surat menyurat dalam suatu instansi. Dengan membuat laporan yang akurat dan komprehensif, Anda dapat mengidentifikasi masalah, meningkatkan efisiensi sistem, dan memperbaiki kualitas pengelolaan surat menyurat.
