Contoh Laporan Surat Keluar
Laporan surat keluar merupakan dokumen penting yang mencatat semua surat yang keluar dari suatu instansi atau perusahaan. Dokumen ini berguna untuk melacak surat yang telah dikirim, mengetahui status surat, dan sebagai arsip resmi perusahaan.
Format Laporan Surat Keluar
Laporan surat keluar umumnya berisi informasi berikut:
- Nomor Surat: Nomor unik yang diberikan pada setiap surat keluar.
- Tanggal Surat: Tanggal surat dibuat.
- Perihal: Singkat tentang isi surat.
- Tujuan: Nama penerima surat dan alamatnya.
- Lampiran: Jumlah dan jenis lampiran yang disertakan.
- Pengirim: Nama pengirim surat.
- Catatan: Catatan khusus terkait surat, seperti status surat (sudah diterima, belum diterima, dll.).
Contoh Laporan Surat Keluar
Berikut ini adalah contoh laporan surat keluar yang sederhana:
| Nomor Surat | Tanggal Surat | Perihal | Tujuan | Lampiran | Pengirim | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 001/SK/BUMN/2023 | 10 Januari 2023 | Permohonan Kerjasama | PT. Mitra Sejahtera, Jl. Sudirman No. 10, Jakarta | 1 lembar proposal | PT. BUMN Sejahtera | Sudah diterima |
| 002/SK/BUMN/2023 | 12 Januari 2023 | Pemberitahuan Rapat | Bapak/Ibu Pimpinan Cabang PT. Mitra Sejahtera, Jl. Sudirman No. 10, Jakarta | - | PT. BUMN Sejahtera | |
| 003/SK/BUMN/2023 | 15 Januari 2023 | Undangan Acara Pelatihan | PT. Mitra Sejahtera, Jl. Sudirman No. 10, Jakarta | 1 lembar undangan | PT. BUMN Sejahtera |
Tips Membuat Laporan Surat Keluar
Berikut beberapa tips untuk membuat laporan surat keluar yang efektif:
- Buat laporan secara teratur: Buat laporan surat keluar secara berkala, misalnya setiap hari atau setiap minggu.
- Gunakan format yang konsisten: Gunakan format yang sama untuk setiap laporan surat keluar agar mudah dipahami dan dicari.
- Lengkapi semua informasi: Pastikan semua informasi penting tercantum dalam laporan, seperti nomor surat, tanggal surat, perihal, tujuan, lampiran, pengirim, dan catatan.
- Simpan laporan dengan rapi: Simpan laporan surat keluar dengan rapi agar mudah diakses saat dibutuhkan.
Manfaat Laporan Surat Keluar
Laporan surat keluar memiliki banyak manfaat, antara lain:
- Mencatat surat keluar: Laporan surat keluar berfungsi sebagai catatan resmi tentang surat yang telah dikirim dari instansi atau perusahaan.
- Melacak status surat: Dengan laporan surat keluar, Anda dapat mengetahui status surat yang telah dikirim, seperti sudah diterima atau belum diterima.
- Memudahkan pencarian surat: Laporan surat keluar memudahkan Anda dalam mencari surat tertentu yang telah dikirim di masa lalu.
- Sebagai arsip resmi: Laporan surat keluar dapat digunakan sebagai arsip resmi perusahaan yang dapat diakses kapan saja.
Dengan membuat laporan surat keluar yang lengkap dan teratur, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas dalam pengelolaan surat-surat keluar dari instansi atau perusahaan.
