Contoh Laporan Surat Masuk
Laporan surat masuk merupakan dokumen penting yang mencatat semua surat yang diterima oleh suatu instansi atau perusahaan. Laporan ini berguna untuk:
- Mengelola surat masuk secara sistematis.
- Mempermudah pencarian surat.
- Menghindari kehilangan surat penting.
- Mengetahui alur surat masuk.
- Memantau kinerja penanganan surat.
Berikut adalah contoh laporan surat masuk yang dapat digunakan sebagai referensi:
LAPORAN SURAT MASUK
Periode: 1-31 Januari 2023
Nama Instansi: PT. Maju Jaya
No. Dokumen: 001/SM/PT.MJ/I/2023
1. Daftar Surat Masuk
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 02 Januari 2023 | 001/SM/PT.AB/I/2023 | Permintaan Kerjasama | PT. Abadi | Bapak Hendra | Telah dijawab |
| 2 | 05 Januari 2023 | 002/SM/PT.BC/I/2023 | Pemberitahuan | PT. Bintang Cemerlang | Ibu Ratna | Telah dibacakan |
| 3 | 10 Januari 2023 | 003/SM/PT.DE/I/2023 | Undangan Rapat | PT. Delima | Bapak Johan | Telah dibalas |
| 4 | 15 Januari 2023 | 004/SM/PT.FG/I/2023 | Pengaduan | PT. Fortuna Gemilang | Ibu Maria | Telah ditindaklanjuti |
| 5 | 20 Januari 2023 | 005/SM/PT.HI/I/2023 | Permohonan Informasi | PT. Harapan Indah | Bapak Budi | Telah dijawab |
| 6 | 25 Januari 2023 | 006/SM/PT.JK/I/2023 | Pemberitahuan | PT. Jaya Kreatif | Ibu Lisa | Telah dibacakan |
| 7 | 30 Januari 2023 | 007/SM/PT.LM/I/2023 | Permintaan Penawaran | PT. Laksana Mandiri | Bapak Darmawan | Telah dijawab |
2. Catatan
- Telah dijawab: Surat telah dijawab dan dikirimkan kepada pengirim.
- Telah dibacakan: Surat telah dibacakan kepada penerima yang dituju.
- Telah dibalas: Surat telah dibalas dan dikirimkan kepada pengirim.
- Telah ditindaklanjuti: Surat telah ditindaklanjuti dan diselesaikan sesuai dengan isi surat.
3. Kesimpulan
- Terdapat 7 surat masuk selama periode 1-31 Januari 2023.
- Semua surat telah ditangani dan diproses sesuai dengan prosedur yang berlaku.
4. Rekomendasi
- Mempertahankan sistem pencatatan surat masuk yang ada.
- Meningkatkan koordinasi antar bagian untuk mempercepat proses penanganan surat.
Mengetahui,
Kepala Bagian Tata Usaha
[Nama Kepala Bagian Tata Usaha]
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
Catatan:
- Contoh di atas dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan instansi atau perusahaan.
- Kolom "Catatan" dapat ditambahkan dengan informasi lain yang dianggap penting.
- Laporan surat masuk dapat dibuat secara manual atau menggunakan aplikasi komputer.
Tips Membuat Laporan Surat Masuk:
- Gunakan format standar yang mudah dipahami.
- Buatlah daftar surat masuk secara kronologis.
- Sertakan informasi penting seperti tanggal surat, nomor surat, perihal, pengirim, penerima, dan catatan.
- Buatlah kesimpulan dan rekomendasi untuk meningkatkan proses pengelolaan surat.
- Simpan laporan surat masuk secara rapi dan terstruktur.
Dengan membuat laporan surat masuk yang baik dan terstruktur, Anda dapat mengelola surat masuk secara efektif dan efisien.
