Contoh Lembar Disposisi Surat Masuk dan Keluar
Lembar disposisi merupakan dokumen penting dalam administrasi perkantoran. Dokumen ini berfungsi sebagai catatan pergerakan surat masuk dan keluar, serta memberikan petunjuk kepada pihak terkait untuk menindaklanjuti surat tersebut. Lembar disposisi umumnya terdiri dari beberapa bagian, seperti:
Bagian Lembar Disposisi Surat Masuk
1. Header: * Nomor Surat: Nomor surat yang diterima. * Tanggal Surat: Tanggal surat diterima. * Perihal: Singkat mengenai isi surat. * Lampiran: Jumlah lampiran yang disertakan. * Dari: Nama pengirim surat. * Tujuan: Tujuan surat.
2. Isi Lembar Disposisi: * Tanggal Disposisi: Tanggal lembar disposisi dibuat. * Diteruskan Kepada: Nama dan jabatan penerima disposisi. * Perihal Disposisi: Singkat mengenai maksud disposisi. * Catatan: Catatan tambahan terkait disposisi. * Tanda Tangan dan Nama: Tanda tangan dan nama pejabat yang membuat disposisi.
3. Catatan: * Catatan tentang tindakan yang telah dilakukan terhadap surat tersebut, termasuk tanggal dan nama orang yang melakukan tindakan.
Contoh Lembar Disposisi Surat Masuk
| Nomor Surat: | Tanggal Surat: | Perihal: | Lampiran: | Dari: | Tujuan: |
|---|---|---|---|---|---|
| 001/SM/DIV-HRD/I/2023 | 05 Januari 2023 | Permohonan Cuti | 1 | PT. Maju Bersama | Divisi HRD |
Tanggal Disposisi: 05 Januari 2023
Diteruskan Kepada: Bapak/Ibu [Nama Pejabat], [Jabatan]
Perihal Disposisi: Mohon diproses sesuai peraturan yang berlaku.
Catatan:
| Tanggal: | Tindakan: | Petugas: |
|---|---|---|
| 05 Januari 2023 | Diterima | [Nama Petugas] |
| 07 Januari 2023 | Diteruskan ke [Jabatan] | [Nama Petugas] |
Tanda Tangan dan Nama:
[Nama Pejabat]
[Jabatan]
Bagian Lembar Disposisi Surat Keluar
1. Header: * Nomor Surat: Nomor surat yang dibuat. * Tanggal Surat: Tanggal surat dibuat. * Perihal: Singkat mengenai isi surat. * Lampiran: Jumlah lampiran yang disertakan. * Kepada: Nama penerima surat.
2. Isi Lembar Disposisi: * Tanggal Disposisi: Tanggal lembar disposisi dibuat. * Diteruskan Kepada: Nama dan jabatan penerima disposisi. * Perihal Disposisi: Singkat mengenai maksud disposisi. * Catatan: Catatan tambahan terkait disposisi. * Tanda Tangan dan Nama: Tanda tangan dan nama pejabat yang membuat disposisi.
3. Catatan: * Catatan tentang tindakan yang telah dilakukan terhadap surat tersebut, termasuk tanggal dan nama orang yang melakukan tindakan.
Contoh Lembar Disposisi Surat Keluar
| Nomor Surat: | Tanggal Surat: | Perihal: | Lampiran: | Kepada: |
|---|---|---|---|---|
| 001/SK/DIV-HRD/I/2023 | 05 Januari 2023 | Persetujuan Cuti | 1 | PT. Maju Bersama |
Tanggal Disposisi: 05 Januari 2023
Diteruskan Kepada: Bapak/Ibu [Nama Pejabat], [Jabatan]
Perihal Disposisi: Mohon untuk segera dikirim.
Catatan:
| Tanggal: | Tindakan: | Petugas: |
|---|---|---|
| 05 Januari 2023 | Diterima | [Nama Petugas] |
| 07 Januari 2023 | Dikirim via Pos | [Nama Petugas] |
Tanda Tangan dan Nama:
[Nama Pejabat]
[Jabatan]
Pentingnya Lembar Disposisi
Lembar disposisi sangat penting untuk:
- Mencatat pergerakan surat: Membantu melacak alur surat masuk dan keluar.
- Meningkatkan efisiensi: Meminimalkan waktu yang terbuang dalam mencari surat.
- Menjamin akuntabilitas: Membuktikan bahwa surat telah ditindaklanjuti.
- Menghindari kesalahan: Memastikan surat diterima oleh orang yang tepat.
Lembar disposisi yang terstruktur dan mudah dipahami akan membantu proses administrasi perkantoran menjadi lebih efektif dan efisien.
