Contoh No. Surat Keluar dan Penjelasannya
No. surat keluar merupakan identitas penting yang digunakan untuk memudahkan pelacakan dan penyimpanan surat. Ada berbagai format penulisan no. surat keluar, yang umumnya mengikuti aturan dan struktur tertentu. Berikut ini beberapa contoh no. surat keluar dan penjelasannya:
Contoh 1: No. Surat Keluar dengan Format Sederhana
Contoh:
SURAT KELUAR NO. 001/ADM/VII/2023
Penjelasan:
- SURAT KELUAR: Indikasi jenis surat, dalam hal ini adalah surat keluar.
- NO. 001: Nomor urut surat.
- ADM: Kode unit/departemen pengirim surat, dalam hal ini adalah "Administrasi".
- VII: Kode bulan surat, dalam hal ini bulan Juli.
- 2023: Kode tahun surat, dalam hal ini tahun 2023.
Contoh 2: No. Surat Keluar dengan Format Lebih Detail
Contoh:
SURAT KELUAR NO. 001/ADM/KEP/VII/2023
Penjelasan:
- SURAT KELUAR: Indikasi jenis surat, dalam hal ini adalah surat keluar.
- NO. 001: Nomor urut surat.
- ADM: Kode unit/departemen pengirim surat, dalam hal ini adalah "Administrasi".
- KEP: Kode jenis surat, dalam hal ini adalah surat Keputusan.
- VII: Kode bulan surat, dalam hal ini bulan Juli.
- 2023: Kode tahun surat, dalam hal ini tahun 2023.
Contoh 3: No. Surat Keluar dengan Format Menggunakan Singkatan
Contoh:
SKL. NO. 001/ADM/VII/2023
Penjelasan:
- SKL: Singkatan dari "Surat Keluar".
- NO. 001: Nomor urut surat.
- ADM: Kode unit/departemen pengirim surat, dalam hal ini adalah "Administrasi".
- VII: Kode bulan surat, dalam hal ini bulan Juli.
- 2023: Kode tahun surat, dalam hal ini tahun 2023.
Tips dalam Menentukan No. Surat Keluar:
- Konsisten: Gunakan format yang sama untuk semua surat keluar.
- Jelas dan Rapi: Pastikan nomor surat mudah dibaca dan dipahami.
- Sistematis: Gunakan sistem penomoran yang mudah diurutkan dan diakses.
- Sesuai Kebutuhan: Sesuaikan format no. surat dengan kebutuhan dan aturan institusi.
Penting untuk diingat: Tidak ada format baku untuk no. surat keluar. Anda dapat memilih format yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.
