Contoh Nomor Surat Keluar
Nomor surat keluar merupakan identitas penting yang digunakan untuk memudahkan pengarsipan dan pencarian surat. Berikut beberapa contoh nomor surat keluar yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
1. Nomor Surat Keluar Berdasarkan Tanggal dan Urutan
- Contoh: SURAT/KEP/001/2023
- SURAT: singkatan dari "surat"
- KEP: singkatan dari "kepala" (jabatan yang mengeluarkan surat)
- 001: nomor urut surat keluar
- 2023: tahun surat dikeluarkan
Keterangan:
- Nomor urut surat keluar diawali dengan angka 001 dan akan bertambah setiap kali ada surat baru yang dikeluarkan.
- Contoh lain: SURAT/TU/015/2023 (jika surat dikeluarkan oleh bagian Tata Usaha)
2. Nomor Surat Keluar Berdasarkan Kode Departemen dan Tanggal
- Contoh: HUK/002/V/2023
- HUK: kode departemen (Hukum)
- 002: nomor urut surat keluar di departemen hukum
- V: bulan surat dikeluarkan (V = Mei)
- 2023: tahun surat dikeluarkan
Keterangan:
- Kode departemen digunakan untuk memudahkan pengelompokan surat berdasarkan bagian pengirim.
- Nomor urut surat dimulai dari 001 dan akan bertambah setiap kali surat keluar dari departemen hukum.
3. Nomor Surat Keluar Berdasarkan Kode Unit Kerja dan Tanggal
- Contoh: FIN/010/XI/2023
- FIN: kode unit kerja (Keuangan)
- 010: nomor urut surat keluar di unit kerja Keuangan
- XI: bulan surat dikeluarkan (XI = November)
- 2023: tahun surat dikeluarkan
Keterangan:
- Kode unit kerja digunakan untuk mengidentifikasi asal surat dengan lebih spesifik.
4. Nomor Surat Keluar Berdasarkan Kode Proyek dan Tanggal
- Contoh: PROJ-001/2023
- PROJ: kode proyek
- 001: nomor urut surat keluar untuk proyek tersebut
- 2023: tahun surat dikeluarkan
Keterangan:
- Kode proyek digunakan untuk memudahkan pelacakan surat terkait proyek tertentu.
Tips Menentukan Nomor Surat Keluar
- Pastikan nomor surat keluar unik dan mudah diidentifikasi.
- Gunakan sistem penomoran yang konsisten dan mudah dipahami.
- Buatlah catatan tentang nomor surat keluar yang telah digunakan.
Penting untuk diingat bahwa tidak ada standar baku untuk nomor surat keluar. Anda dapat memilih sistem penomoran yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.
Semoga contoh-contoh di atas bermanfaat dan membantu Anda dalam menentukan nomor surat keluar yang tepat.
