Contoh Penulisan Surat Dinas yang Baik dan Benar
Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan dalam dunia kerja. Penulisan surat dinas yang baik dan benar sangat penting untuk menjaga profesionalitas dan kredibilitas instansi. Berikut adalah contoh penulisan surat dinas yang baik dan benar:
1. Bagian Kepala Surat
- Nama Instansi: Nama instansi ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan di tengah atas.
- Lambang Instansi: Jika ada, lambang instansi diletakkan di sebelah kiri nama instansi.
- Nomor Surat: Nomor surat ditulis dengan format tahun/nomor urut/bagian. Contoh: 2023/001/ADM
- Perihal: Perihal berisi pokok surat secara singkat dan jelas.
Contoh:
KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN TEKNOLOGI
REPUBLIK INDONESIA
Kantor Wilayah Provinsi Jawa Barat
Jl. .... No. ... Bandung ....
Telp. ... Fax. ... Email: ....
---------------------------------------------------
Nomor: 2023/001/ADM
Perihal: Permohonan Izin Penggunaan Gedung Sekolah
2. Bagian Alamat
- Kepada Yth. (untuk instansi) atau Bapak/Ibu (untuk perorangan)
- Jabatan
- Nama Instansi/Perorangan
- Alamat Lengkap
Contoh:
Kepada Yth.
Kepala Dinas Pendidikan Kota Bandung
Jl. .... No. ... Bandung ....
3. Bagian Isi Surat
- Pembukaan: Mulai dengan salam pembuka, seperti "Dengan hormat," atau "Assalamu'alaikum warahmatullahi wabarakatuh."
- Isi: Bagian isi berisi pokok surat secara jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Gunakan paragraf yang runtut dan teratur.
- Penutup: Tuliskan harapan atau permintaan yang ingin dicapai.
Contoh:
Sehubungan dengan rencana kegiatan ... yang akan diselenggarakan pada ... di ... , kami mohon izin untuk menggunakan Gedung Sekolah ... yang berada di bawah naungan Bapak/Ibu.
Kegiatan ... akan diselenggarakan pada ... dengan jumlah peserta ... orang. Kami mohon kiranya Bapak/Ibu dapat memberikan izin dan dukungan untuk kelancaran kegiatan tersebut.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
4. Bagian Penutup
- Tempat dan Tanggal: Tulis tempat dan tanggal surat dibuat.
- Nama dan Jabatan: Nama dan jabatan pembuat surat ditulis dengan jelas.
- Tanda Tangan: Tanda tangan pembuat surat dan cap instansi jika diperlukan.
Contoh:
Bandung, ... Oktober 2023
Hormat kami,
(Tanda Tangan)
Nama Pembuat Surat
Jabatan
Tips Menulis Surat Dinas yang Baik dan Benar
- Gunakan bahasa yang baku dan formal.
- Hindari penggunaan bahasa gaul, singkatan, atau kalimat yang ambigu.
- Perhatikan ejaan dan tata bahasa.
- Gunakan font yang mudah dibaca, seperti Times New Roman atau Arial.
- Gunakan spasi 1,5 atau 2 baris untuk memudahkan pembacaan.
- Susun surat secara rapi dan terstruktur.
- Periksa kembali surat sebelum dikirim.
Dengan mengikuti contoh penulisan surat dinas yang baik dan benar di atas, diharapkan Anda dapat membuat surat dinas yang profesional dan efektif.
