Contoh Penulisan Surat Dinas yang Benar
Surat dinas merupakan surat resmi yang digunakan dalam kegiatan instansi pemerintahan maupun swasta. Memiliki format dan struktur yang baku, surat dinas bertujuan untuk menyampaikan informasi, instruksi, atau permohonan secara resmi. Berikut contoh penulisan surat dinas yang benar:
1. Kepala Surat
Bagian ini memuat identitas pengirim surat, meliputi:
- Lambang Instansi: Logo atau simbol instansi yang mengirimkan surat.
- Nama Instansi: Nama lengkap instansi pengirim surat.
- Alamat Instansi: Alamat lengkap instansi pengirim surat, meliputi jalan, nomor, kota, kode pos.
- Nomor Surat: Nomor surat dinas yang terdiri dari kode dan nomor urut surat.
- Perihal: Ringkasan singkat mengenai isi surat.
- Lampiran: Jika ada lampiran, sebutkan jumlah dan jenis lampiran.
- Kota, Tanggal: Tempat dan tanggal penulisan surat.
2. Isi Surat
Bagian ini berisi pokok informasi yang ingin disampaikan, meliputi:
- Salam Pembuka: Biasanya diawali dengan "Kepada Yth." diikuti dengan jabatan dan nama penerima surat.
- Isi Surat: Uraian jelas dan ringkas mengenai maksud dan tujuan surat, dilengkapi dengan data dan informasi yang relevan.
- Penutup: Kalimat penutup yang menyatakan harapan atau tindak lanjut yang diharapkan dari penerima surat.
3. Tanda Tangan
Bagian ini memuat tanda tangan dan identitas pembuat surat, meliputi:
- Nama Jelas: Nama lengkap pembuat surat ditulis dengan huruf kapital.
- Jabatan: Jabatan pembuat surat dalam instansi.
- Mengetahui/Menyetujui: Jika diperlukan, tanda tangan dan identitas pejabat yang mengetahui atau menyetujui surat.
Contoh Surat Dinas
[Lambang Instansi]
[Nama Instansi] [Alamat Instansi]
Nomor: [Nomor Surat] Perihal: Permohonan Izin Kunjungan Kerja
Kota, [Tanggal]
Kepada Yth. [Jabatan] [Nama Penerima Surat] [Nama Instansi Penerima Surat] [Alamat Instansi Penerima Surat]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana kunjungan kerja ke [Tujuan Kunjungan], kami dari [Nama Instansi] mohon izin untuk melakukan kunjungan kerja ke [Nama Instansi Penerima Surat] pada tanggal [Tanggal Kunjungan] hingga [Tanggal Kunjungan].
Rombongan kami terdiri dari [Jumlah Orang] orang yang dipimpin oleh [Nama Pemimpin]. Adapun tujuan kunjungan kerja ini adalah [Tujuan Kunjungan Kerja].
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan perkenannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Jelas Pembuat Surat] [Jabatan Pembuat Surat]
Tips Penulisan Surat Dinas:
- Gunakan bahasa resmi dan baku.
- Gunakan kalimat yang singkat, jelas, dan padat.
- Hindari menggunakan kata-kata yang bermakna ganda atau ambigu.
- Pastikan isi surat sesuai dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai.
- Periksa kembali isi surat sebelum dikirim.
Contoh di atas dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan dan isi surat yang ingin disampaikan. Dengan memperhatikan format dan struktur yang benar, Anda dapat membuat surat dinas yang profesional dan mudah dipahami oleh penerima.
