Contoh Rekap Surat Masuk dan Keluar
Rekap surat masuk dan keluar adalah dokumen penting yang digunakan untuk mencatat dan melacak semua surat yang masuk dan keluar dari suatu instansi atau organisasi. Rekap ini berfungsi sebagai bukti tertulis tentang alur surat dan dapat digunakan untuk berbagai keperluan, seperti:
- Mencari surat yang hilang: Jika ada surat yang hilang, rekap surat dapat digunakan untuk melacak keberadaan surat tersebut.
- Mengetahui alur surat: Rekap surat dapat menunjukkan alur surat dari awal masuk hingga akhir keluar.
- Membuat laporan: Rekap surat dapat digunakan untuk membuat laporan tentang jumlah surat yang masuk dan keluar dalam periode tertentu.
Berikut adalah contoh rekap surat masuk dan keluar yang dapat Anda gunakan sebagai acuan:
Rekap Surat Masuk
| No. | Tanggal | Pengirim | Perihal | Nomor Surat | Status | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | PT. Sejahtera | Permohonan Kerja Sama | 001/PT.Sejahtera/X/2023 | Diterima | Sudah diproses oleh Bapak Hendra |
| 2 | 2023-10-27 | Dinas Pendidikan | Pemberitahuan Kegiatan | 002/Disdik/X/2023 | Diterima | Sudah dibacakan kepada Bapak Kepala Sekolah |
| 3 | 2023-10-28 | Bapak Ahmad | Pengaduan | - | Diterima | Sudah dilampirkan ke berkas pengaduan |
Rekap Surat Keluar
| No. | Tanggal | Penerima | Perihal | Nomor Surat | Status | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | PT. Sejahtera | Jawaban Permohonan Kerja Sama | 001/PT.Sejahtera/X/2023 | Dikirim | Sudah diterima oleh PT. Sejahtera |
| 2 | 2023-10-27 | Dinas Pendidikan | Laporan Kegiatan | 002/Disdik/X/2023 | Dikirim | Sudah dikirim melalui kurir |
| 3 | 2023-10-28 | Bapak Ahmad | Surat Jawaban Pengaduan | - | Dikirim | Sudah dikirim melalui email |
Keterangan:
- No.: Nomor urut surat.
- Tanggal: Tanggal surat masuk atau keluar.
- Pengirim/Penerima: Nama pengirim atau penerima surat.
- Perihal: Isi surat.
- Nomor Surat: Nomor surat yang tertera pada surat.
- Status: Status surat, misalnya diterima, diproses, atau dikirim.
- Catatan: Catatan tambahan tentang surat, seperti nama petugas yang menangani surat.
Tips Membuat Rekap Surat Masuk dan Keluar:
- Gunakan format yang jelas dan mudah dipahami.
- Pastikan data yang dicatat akurat dan lengkap.
- Simpan rekap surat di tempat yang aman dan mudah diakses.
- Gunakan sistem penomoran yang terstruktur.
- Lakukan pengecekan secara berkala untuk memastikan rekap surat selalu up to date.
Dengan menggunakan rekap surat masuk dan keluar, Anda dapat mengatur dan melacak semua surat dengan lebih mudah dan efisien.
