Contoh Format Rekap Surat Masuk dan Keluar
Rekap surat masuk dan keluar merupakan dokumen penting dalam pengelolaan surat menyurat di sebuah instansi atau organisasi. Rekap ini berfungsi sebagai catatan yang mendetail tentang surat-surat yang diterima dan dikirim, sehingga memudahkan dalam pencarian dan pengarsipan. Berikut ini contoh format rekap surat masuk dan keluar yang dapat Anda gunakan:
1. Rekap Surat Masuk
Tabel:
| No. | Tanggal Terima | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-08-01 | 001/SM/VIII/2023 | Permohonan Kerjasama | PT. ABC | Sudah dibalas |
| 2 | 2023-08-02 | 002/SM/VIII/2023 | Undangan Rapat | Kementerian Pendidikan | |
| 3 | 2023-08-03 | 003/SM/VIII/2023 | Laporan Kegiatan | Sudah dilampirkan ke file | |
| 4 | 2023-08-04 | 004/SM/VIII/2023 | Pemberitahuan |
Keterangan:
- No: Nomor urut surat masuk.
- Tanggal Terima: Tanggal surat diterima.
- Nomor Surat: Nomor surat yang tertera pada surat masuk.
- Perihal: Singkat tentang isi surat.
- Pengirim: Nama pengirim surat.
- Keterangan: Catatan tambahan, seperti status surat (sudah dibalas, dll).
2. Rekap Surat Keluar
Tabel:
| No. | Tanggal Kirim | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-08-01 | 001/SK/VIII/2023 | Balasan Permohonan Kerjasama | PT. ABC | |
| 2 | 2023-08-02 | 002/SK/VIII/2023 | Konfirmasi Kehadiran Rapat | Kementerian Pendidikan | |
| 3 | 2023-08-03 | 003/SK/VIII/2023 | Surat Edaran | ||
| 4 | 2023-08-04 | 004/SK/VIII/2023 | Laporan Kegiatan |
Keterangan:
- No: Nomor urut surat keluar.
- Tanggal Kirim: Tanggal surat dikirim.
- Nomor Surat: Nomor surat yang tertera pada surat keluar.
- Perihal: Singkat tentang isi surat.
- Penerima: Nama penerima surat.
- Keterangan: Catatan tambahan, seperti status surat (sudah diterima, dll).
Tips Membuat Rekap Surat:
- Gunakan tabel dengan format yang rapi dan mudah dipahami.
- Gunakan kolom keterangan untuk mencatat hal-hal penting tentang surat, seperti status surat (sudah dibalas, sudah diterima, dll) atau informasi lain yang diperlukan.
- Simpan rekap surat dengan rapi dan mudah diakses.
- Gunakan sistem penomoran surat yang konsisten untuk memudahkan pencarian.
- Pertimbangkan untuk menggunakan software atau aplikasi khusus untuk pengelolaan surat masuk dan keluar.
Catatan: Format rekap surat ini hanya contoh. Anda dapat menyesuaikan format dengan kebutuhan instansi atau organisasi Anda.
