Contoh Surat Arahan Menjalankan Tugas Kewangan
Berikut adalah contoh surat arahan menjalankan tugas kewangan yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Perihal: Arahan Pelaksanaan Tugas Kewangan
Kepada: [Nama Penerima Surat] [Jabatan Penerima Surat]
Dari: [Nama Pengirim Surat] [Jabatan Pengirim Surat]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh Saudara/Saudari sebagai [Jabatan Penerima Surat], maka dengan ini disampaikan arahan mengenai pelaksanaan tugas kewangan sebagai berikut:
1. Pengelolaan Dana
- Saudara/Saudari bertanggung jawab atas pengelolaan dana yang dialokasikan untuk [Nama Proyek/Kegiatan].
- Dana tersebut harus digunakan sesuai dengan Rencana Anggaran yang telah disetujui.
- Setiap pengeluaran dana harus dibuktikan dengan Kwitansi/Nota yang sah dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
- Saudara/Saudari wajib mencatat dan melapor setiap pengeluaran dana secara berkala kepada [Nama Atasan Langsung].
2. Pembayaran
- Pembayaran kepada pihak ketiga dilakukan melalui rekening bank resmi atas nama [Nama Instansi/Perusahaan].
- Setiap pembayaran harus dilengkapi dengan surat permintaan pembayaran yang ditandatangani oleh [Nama Atasan Langsung] dan disetujui oleh [Nama Pimpinan/Direktur].
- Bukti transfer harus disimpan sebagai arsip.
3. Pencatatan dan Pelaporan
- Saudara/Saudari wajib mencatat setiap transaksi keuangan secara sistematis dan rapi dalam buku kas dan buku besar.
- Laporan keuangan harus dibuat secara berkala sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
- Laporan keuangan harus disusun secara akurat dan transparan.
4. Persediaan
- Saudara/Saudari bertanggung jawab atas pengadaan dan pencatatan persediaan barang/bahan yang dibutuhkan dalam [Nama Proyek/Kegiatan].
- Inventarisasi persediaan harus dilakukan secara berkala untuk memastikan ketersediaan dan mencegah pemborosan.
- Permintaan pembelian persediaan harus diajukan secara tertulis kepada [Nama Atasan Langsung] dan disetujui oleh [Nama Pimpinan/Direktur].
5. Pengawasan dan Evaluasi
- Saudara/Saudari wajib melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas kewangan secara berkala.
- Hasil pengawasan dan evaluasi harus dilaporkan kepada [Nama Atasan Langsung] dan direkomendasikan tindakan perbaikan jika diperlukan.
6. Kerjasama
- Saudara/Saudari harus bekerjasama dengan tim keuangan dan unit kerja terkait dalam pelaksanaan tugas kewangan.
- Komunikasi yang baik antar unit kerja sangat penting untuk memastikan kelancaran pelaksanaan tugas.
7. Tanggung Jawab
- Saudara/Saudari bertanggung jawab penuh atas kebenaran dan kelengkapan data keuangan yang ditangani.
- Setiap kesalahan atau kelalaian dalam pelaksanaan tugas kewangan akan dipertanggungjawabkan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Demikian surat arahan ini dibuat untuk dapat dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Hormat kami,
[Nama Pengirim Surat]
Catatan:
- Contoh surat ini hanya merupakan referensi dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing instansi/perusahaan.
- Pastikan semua poin penting dalam pelaksanaan tugas kewangan tercantum dalam surat arahan.
- Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan hindari penggunaan jargon teknis yang tidak diketahui penerima surat.
Semoga contoh surat ini bermanfaat!
