Contoh Surat Balasan Komplain Keterlambatan Pengiriman Barang
Berikut adalah contoh surat balasan komplain keterlambatan pengiriman barang yang dapat Anda gunakan sebagai panduan:
Perihal: Tanggapan atas Komplain Keterlambatan Pengiriman Barang
Kepada Yth.
[Nama Pelanggan] [Alamat Pelanggan]
Dengan hormat,
Menanggapi surat komplain Bapak/Ibu tertanggal [Tanggal Komplain] perihal keterlambatan pengiriman barang dengan nomor pesanan [Nomor Pesanan], kami sampaikan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi.
Kami memahami bahwa keterlambatan pengiriman barang merupakan hal yang sangat mengganggu, dan kami sungguh menyesal atas hal ini.
Berikut penjelasan mengenai keterlambatan pengiriman barang tersebut:
- [Jelaskan penyebab keterlambatan pengiriman. Misalnya: keterlambatan pengiriman dari supplier, kendala cuaca, atau kerusakan pada kendaraan pengantar.]
- [Jelaskan upaya yang telah dilakukan untuk mengatasi keterlambatan. Misalnya: menghubungi supplier, mencari alternatif jalur pengiriman, atau mengganti kendaraan pengantar.]
Sebagai bentuk tanggung jawab kami, kami akan:
- [Jelaskan tindakan yang akan diambil untuk mengatasi masalah. Misalnya: mengirimkan barang secepatnya, memberikan diskon, atau memberikan voucher untuk pembelian berikutnya.]
- [Jelaskan estimasi waktu pengiriman barang.]
Kami mohon pengertian dan kesabaran Bapak/Ibu atas keterlambatan ini. Kami akan berusaha sebaik mungkin untuk memberikan pelayanan terbaik kepada Anda di masa mendatang.
Demikian surat balasan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Jabatan]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
Catatan:
- Anda dapat memodifikasi contoh surat balasan ini sesuai dengan kebutuhan dan situasi Anda.
- Pastikan Anda menulis surat dengan sopan dan profesional.
- Sertakan detail yang jelas tentang keterlambatan dan upaya yang dilakukan untuk mengatasi masalah.
- Berikan solusi yang konkret dan memuaskan kepada pelanggan.
- Berikan informasi yang akurat tentang estimasi waktu pengiriman.
- Jaga komunikasi yang baik dengan pelanggan dan berikan update mengenai status pengiriman barang.
