Contoh Surat Bisnis yang Benar
Surat bisnis merupakan alat komunikasi formal yang digunakan dalam dunia bisnis untuk berbagai keperluan, seperti penawaran, permintaan, keluhan, pengumuman, dan lain sebagainya. Sebuah surat bisnis yang baik harus memenuhi beberapa kriteria, yaitu:
- Formal dan Profesional: Menggunakan bahasa yang sopan dan resmi, serta menghindari penggunaan bahasa gaul atau slang.
- Jelas dan Ringkas: Menyampaikan informasi dengan jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
- Terstruktur: Memiliki format yang teratur dan mudah dibaca, dengan bagian-bagian yang jelas seperti kepala surat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan.
- Akurat dan Tepat: Mencantumkan informasi yang benar dan akurat, serta menggunakan bahasa yang tepat sasaran.
Berikut adalah contoh surat bisnis yang benar, dengan beberapa format yang sering digunakan:
1. Surat Penawaran
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima]
[Jabatan Penerima]
[Nama Perusahaan Penerima]
[Alamat Perusahaan Penerima]
Perihal: Penawaran [Nama Produk/Jasa]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan Pengirim] ingin mengajukan penawaran untuk [Nama Produk/Jasa] yang kami produksi/layani.
[Uraikan produk/jasa yang ditawarkan secara detail, termasuk spesifikasi, keunggulan, dan manfaatnya.]
Kami meyakini bahwa produk/jasa kami dapat memenuhi kebutuhan [Nama Perusahaan Penerima]. Kami terbuka untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai kebutuhan Anda.
Sebagai bahan pertimbangan, kami lampirkan [Daftar lampiran, contoh: brosur produk, daftar harga, katalog].
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan Pengirim]
[Nama dan Jabatan Pengirim]
[Nomor Telepon/Email Pengirim]
2. Surat Permintaan
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima]
[Jabatan Penerima]
[Nama Perusahaan Penerima]
[Alamat Perusahaan Penerima]
Perihal: Permintaan [Nama Produk/Jasa]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan Pengirim] ingin mengajukan permintaan untuk [Nama Produk/Jasa].
[Uraikan permintaan produk/jasa secara detail, termasuk jumlah, spesifikasi, dan waktu pengiriman.]
Kami mohon Bapak/Ibu dapat segera merespon permintaan kami ini. Kami berharap dapat menjalin kerjasama yang baik dengan [Nama Perusahaan Penerima].
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan Pengirim]
[Nama dan Jabatan Pengirim]
[Nomor Telepon/Email Pengirim]
3. Surat Keluhan
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima]
[Jabatan Penerima]
[Nama Perusahaan Penerima]
[Alamat Perusahaan Penerima]
Perihal: Keluhan [Uraikan Singkat Keluhan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan Pengirim] ingin menyampaikan keluhan terkait [Uraikan detail keluhan, termasuk tanggal, nomor transaksi, dan bukti-bukti yang mendukung].
[Jelaskan dampak yang ditimbulkan dari keluhan dan harapan Anda untuk menyelesaikan permasalahan.]
Kami mohon Bapak/Ibu dapat segera menindaklanjuti keluhan ini dan memberikan solusi yang tepat. Kami berharap dapat terjalin komunikasi dan kerjasama yang baik dalam menyelesaikan permasalahan ini.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan Pengirim]
[Nama dan Jabatan Pengirim]
[Nomor Telepon/Email Pengirim]
Tips Menulis Surat Bisnis
- Gunakan bahasa yang sopan dan resmi. Hindari penggunaan kata-kata yang kasar atau provokatif.
- Tulis surat dengan jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
- Pastikan informasi yang Anda cantumkan akurat dan tepat.
- Gunakan format yang terstruktur dan mudah dibaca.
- Periksa kembali surat sebelum dikirim untuk menghindari kesalahan.
Dengan memperhatikan hal-hal tersebut, Anda dapat menulis surat bisnis yang efektif dan profesional.
