Contoh Surat Dinas Beserta Bagian-Bagiannya
Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan dalam dunia kerja atau pemerintahan. Surat ini memiliki format dan struktur tertentu yang harus dipatuhi agar isi pesan dapat tersampaikan dengan jelas dan mudah dipahami.
Berikut ini adalah contoh surat dinas beserta bagian-bagiannya:
Contoh Surat Dinas
SURAT DINAS
Nomor: 001/SP/DIV-HRD/I/2023
Lampiran: -
Perihal: Permohonan Izin Cuti
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Divisi HRD
PT. Harapan Sejahtera
di Tempat
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Lengkap]
Jabatan : [Jabatan]
Nomor Pegawai : [Nomor Pegawai]
Mengajukan permohonan izin cuti selama [Jumlah hari] hari, terhitung mulai tanggal [Tanggal mulai] sampai dengan tanggal [Tanggal selesai].
Cuti ini saya pergunakan untuk [Alasan cuti].
Demikian surat permohonan ini saya sampaikan, atas perhatian dan persetujuannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap]
[Tanda Tangan]
[Nama Tercetak]
Bagian-Bagian Surat Dinas
Berikut ini adalah penjelasan mengenai bagian-bagian penting dalam surat dinas:
1. Kop Surat
Kop surat terletak di bagian atas surat dan berisi identitas pengirim surat. Kop surat biasanya berisi:
- Nama Instansi/Lembaga: Nama lengkap instansi/lembaga pengirim surat.
- Logo Instansi/Lembaga: Logo resmi instansi/lembaga pengirim surat (opsional).
- Alamat: Alamat lengkap instansi/lembaga pengirim surat.
- Nomor Telepon: Nomor telepon kantor instansi/lembaga pengirim surat.
- Website: Website resmi instansi/lembaga pengirim surat (opsional).
2. Nomor Surat
Nomor surat merupakan kode unik yang diberikan kepada setiap surat dinas. Nomor surat biasanya terdiri dari beberapa bagian, seperti:
- Kode Instansi/Lembaga: Kode yang menunjukkan identitas instansi/lembaga pengirim surat.
- Tahun: Tahun pembuatan surat.
- Nomor Urut: Nomor urut surat yang dibuat pada tahun tersebut.
3. Lampiran
Bagian ini berisi informasi mengenai lampiran yang disertakan dalam surat. Jika tidak ada lampiran, maka dituliskan "Lampiran: -".
4. Perihal
Bagian ini berisi informasi singkat mengenai isi surat. Perihal harus ditulis dengan jelas dan mudah dipahami.
5. Alamat Surat
Alamat surat berisi identitas penerima surat, yang terdiri dari:
- Sapaan: Kata penghormatan yang digunakan untuk menyapa penerima surat, seperti "Yth.", "Kepada Yth.", atau "Kepada Bapak/Ibu".
- Jabatan: Jabatan penerima surat.
- Nama Instansi/Lembaga: Nama lengkap instansi/lembaga penerima surat.
- Alamat: Alamat lengkap instansi/lembaga penerima surat.
6. Isi Surat
Isi surat berisi informasi detail mengenai maksud dan tujuan surat. Isi surat harus ditulis dengan bahasa yang resmi, sopan, dan mudah dipahami.
7. Penutup
Bagian penutup berisi ungkapan terima kasih dan harapan atas respon dari penerima surat.
8. Tanda Tangan dan Nama Tercetak
Tanda tangan dan nama tercetak pengirim surat diletakkan di bagian bawah surat, setelah penutup.
9. Tanggal
Tanggal surat ditulis di bawah tanda tangan, menunjukkan tanggal surat dibuat.
Kesimpulan
Surat dinas merupakan alat komunikasi formal yang penting dalam dunia kerja dan pemerintahan. Dengan memahami bagian-bagian surat dinas dan cara penulisannya, kita dapat membuat surat dinas yang efektif dan profesional.
