Contoh Surat Dinas Beserta Unsur-Unsurnya
Surat dinas adalah surat resmi yang digunakan dalam kegiatan instansi pemerintah maupun swasta. Surat ini memiliki format dan tata bahasa tertentu yang harus dipenuhi agar dapat diterima dan diproses dengan baik.
Berikut ini contoh surat dinas beserta unsur-unsurnya:
Contoh Surat Dinas
SURAT DINAS
Nomor: 001/Dinas/X/2023
Perihal: Permohonan Izin Penelitian
Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota [Nama Kabupaten/Kota] di [Alamat]
Dengan hormat,
Menindaklanjuti rencana penelitian kami yang berjudul [Judul Penelitian] yang akan dilaksanakan di [Lokasi Penelitian], dengan ini kami mohon izin Bapak/Ibu untuk melakukan penelitian di [Lokasi Penelitian].
Penelitian ini bertujuan untuk [Tujuan Penelitian].
Kami bermaksud melakukan penelitian pada [Tanggal Penelitian] dengan melibatkan [Jumlah Responden] responden.
Kami mohon Bapak/Ibu berkenan memberikan izin dan bantuan yang diperlukan dalam pelaksanaan penelitian ini.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pemohon] [Jabatan Pemohon] [Instansi Pemohon]
Unsur-Unsur Surat Dinas
Surat dinas memiliki beberapa unsur penting yang harus ada, yaitu:
1. Kop Surat:
- Nama Instansi: Nama lengkap instansi pengirim surat.
- Alamat: Alamat lengkap instansi pengirim surat.
- Nomor Telepon: Nomor telepon kantor instansi pengirim surat.
- Nomor Fax: Nomor faksimile (fax) kantor instansi pengirim surat (jika ada).
- Email: Alamat email resmi instansi pengirim surat.
- Logo Instansi: Logo resmi instansi pengirim surat (jika ada).
2. Nomor Surat:
- Nomor surat ditulis di sebelah kanan atas kop surat.
- Nomor surat terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Kode Instansi
- Tahun
- Bulan
- Nomor Urut Surat
3. Tanggal Surat:
- Tanggal surat ditulis di sebelah kanan bawah kop surat.
- Format tanggal ditulis dengan hari, tanggal bulan tahun.
4. Perihal:
- Perihal adalah pokok atau isi surat.
- Perihal ditulis di sebelah kiri bawah kop surat, tepat di bawah nomor surat.
- Perihal ditulis dengan huruf kapital dan tebal.
5. Alamat Tujuan:
- Alamat tujuan ditulis di sebelah kiri atas surat, di bawah perihal.
- Alamat tujuan ditulis dengan huruf kapital dan tebal.
- Alamat tujuan terdiri dari:
- Kepada Yth. (Untuk surat resmi, lebih formal)
- Nama Penerima Surat (Jabatan penerima surat, jika diperlukan)
- Nama Instansi/Lembaga
- Alamat Lengkap
6. Salam Pembuka:
- Salam pembuka ditulis di sebelah kiri bawah, setelah alamat tujuan.
- Salam pembuka biasanya menggunakan kata "Dengan hormat,"
7. Isi Surat:
- Isi surat adalah bagian inti dari surat yang berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan.
- Isi surat harus ditulis secara singkat, jelas, dan mudah dipahami.
8. Salam Penutup:
- Salam penutup ditulis di sebelah kiri bawah, setelah isi surat.
- Salam penutup biasanya menggunakan kata "Hormat kami,"
9. Tanda Tangan:
- Tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah surat.
- Tanda tangan ditulis di atas nama lengkap dan jabatan pengirim surat.
10. Nama dan Jabatan:
- Nama lengkap dan jabatan pengirim surat ditulis di sebelah kanan bawah surat, di bawah tanda tangan.
11. Stempel:
- Stempel ditempatkan di sebelah kanan bawah surat, di samping tanda tangan.
Catatan:
- Format dan tata bahasa surat dinas dapat berbeda-beda, tergantung pada instansi yang bersangkutan.
- Dalam surat dinas, hindari menggunakan bahasa yang tidak resmi.
- Pastikan bahwa semua unsur surat dinas tercantum lengkap dan benar.
Kesimpulan
Surat dinas adalah alat komunikasi resmi yang penting dalam kegiatan instansi. Menguasai tata cara penulisan surat dinas dan unsur-unsurnya akan membantu dalam berkomunikasi secara efektif dan profesional.
