Contoh Surat Dinas dan Unsur-unsurnya
Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan dalam berbagai instansi, baik pemerintahan maupun swasta. Surat ini berfungsi untuk menyampaikan pesan atau informasi penting kepada pihak terkait. Untuk memastikan kejelasan dan efektivitasnya, surat dinas memiliki unsur-unsur penting yang harus tercantum.
Contoh Surat Dinas
Perihal: Permohonan Izin Studi Lapangan
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Sekolah
SMA Negeri 1 Jakarta
di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami, mahasiswa Fakultas Pertanian Universitas Indonesia, mohon izin untuk melaksanakan studi lapangan di SMA Negeri 1 Jakarta pada tanggal [Tulis tanggal]. Kegiatan ini bertujuan untuk [Tulis tujuan studi lapangan].
Kami berencana untuk melakukan [Tulis kegiatan yang akan dilakukan] selama studi lapangan. Jumlah mahasiswa yang akan mengikuti kegiatan ini adalah [Tulis jumlah mahasiswa].
Kami berharap Bapak/Ibu Kepala Sekolah dapat memberikan izin dan dukungan terhadap kegiatan studi lapangan ini. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Mahasiswa]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
Unsur-Unsur Surat Dinas
Surat dinas yang baik dan efektif harus memuat unsur-unsur berikut:
1. Kop Surat
- Nama Instansi: Nama lengkap instansi pengirim surat.
- Alamat: Alamat lengkap instansi pengirim surat.
- Nomor Telepon: Nomor telepon instansi pengirim surat.
- Nomor Faksimile: Nomor faksimile instansi pengirim surat (opsional).
- Alamat Email: Alamat email instansi pengirim surat (opsional).
- Logo Instansi: Logo instansi pengirim surat (opsional).
2. Perihal
- Merupakan ringkasan singkat mengenai isi surat.
- Bersifat informatif dan mudah dipahami.
3. Lampiran
- Mencantumkan daftar dokumen atau file yang dilampirkan dalam surat.
- Dinyatakan dengan jelas dan terstruktur.
4. Tempat dan Tanggal
- Mencantumkan lokasi dan tanggal pembuatan surat.
- Memberikan informasi tentang kapan surat tersebut dibuat.
5. Kepada Yth.
- Mencantumkan nama lengkap dan jabatan penerima surat.
- Ditujukan kepada pihak yang dituju secara formal.
6. Isi Surat
- Merupakan bagian inti dari surat.
- Menjelaskan tujuan, maksud, dan informasi yang ingin disampaikan.
- Disusun dengan bahasa yang jelas, lugas, dan formal.
- Memiliki alur pemikiran yang logis dan mudah dipahami.
7. Penutup
- Merupakan bagian akhir dari surat.
- Mencantumkan kalimat penutup yang formal dan sopan.
- Biasanya menggunakan kalimat seperti "Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih."
8. Tanda Tangan
- Mencantumkan nama lengkap dan jabatan pembuat surat.
- Ditiadakan pada surat dinas yang dibuat oleh komputer.
9. Stempel
- Merupakan tanda resmi instansi pengirim surat.
- Ditiadakan pada surat dinas yang dibuat oleh komputer.
Pentingnya Unsur Surat Dinas
Semua unsur surat dinas memiliki peran penting dalam menyampaikan pesan dengan efektif. Kejelasan dan kelengkapan unsur-unsur tersebut dapat meningkatkan kredibilitas dan efektivitas komunikasi dalam dunia kerja.
Pastikan untuk memahami dan menerapkan semua unsur surat dinas dengan benar agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pihak yang dituju.
