Contoh Surat Dinas dan Unsurnya
Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan dalam suatu organisasi atau instansi. Surat dinas berisi informasi dan pesan resmi yang ditujukan kepada pihak tertentu.
Berikut contoh surat dinas dan unsur-unsurnya:
Contoh Surat Dinas
SURAT DINAS
Nomor : 001/SD/XI/2023 Perihal : Permohonan Izin Penelitian
Kepada Yth. Bapak Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten ... di
Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami mohon izin untuk melakukan penelitian di wilayah Kabupaten ... dalam rangka penyusunan skripsi dengan judul "....". Penelitian ini akan dilakukan selama ... bulan, terhitung mulai tanggal ... sampai dengan tanggal ....
Kami bermaksud untuk melakukan penelitian tentang .... Data yang kami perlukan akan diperoleh melalui ... dan .... Kami akan melakukan penelitian dengan menjaga etika penelitian dan tidak mengganggu kegiatan yang sedang berlangsung di ....
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
(Nama Mahasiswa)
Mahasiswa Fakultas ... Universitas ...
Unsur-unsur Surat Dinas
Surat dinas terdiri dari beberapa unsur penting, yaitu:
1. Kop Surat
- Nama Instansi/Organisasi: Mencantumkan nama lengkap instansi atau organisasi pengirim surat.
- Alamat: Alamat lengkap instansi atau organisasi pengirim surat.
- Nomor Telepon: Nomor telepon instansi atau organisasi pengirim surat.
- Nomor Faksimile: Nomor faksimile instansi atau organisasi pengirim surat (jika ada).
- Website: Alamat website instansi atau organisasi pengirim surat (jika ada).
2. Nomor Surat
- Nomor surat menunjukkan identitas surat dan memudahkan dalam pencarian.
- Nomor surat biasanya terdiri dari beberapa bagian, contoh:
- Kode Instansi/Organisasi: Kode yang menunjukkan instansi/organisasi pengirim surat.
- Kode Jenis Surat: Kode yang menunjukkan jenis surat, misalnya SD untuk Surat Dinas.
- Kode Tahun: Kode yang menunjukkan tahun surat dibuat.
- Nomor Urut: Nomor urut surat dalam tahun tersebut.
3. Perihal
- Menjelaskan secara singkat dan jelas tentang isi surat.
- Perihal harus singkat, padat, dan mudah dipahami.
4. Lampiran
- Mencantumkan daftar lampiran yang disertakan dalam surat.
- Jika tidak ada lampiran, ditulis “Tidak ada lampiran”.
5. Tempat dan Tanggal
- Mencantumkan tempat dan tanggal surat dibuat.
6. Alamat Penerima Surat
- Mencantumkan nama lengkap penerima surat dan alamat lengkapnya.
- Untuk surat dinas, penggunaan kata “Yth.” (Yang terhormat) di depan nama penerima surat adalah wajib.
7. Salam Pembuka
- Salam pembuka biasanya diawali dengan kata “Dengan hormat,” atau “Hormat kami,”
8. Isi Surat
- Menjelaskan maksud dan tujuan surat secara lengkap dan jelas.
- Isi surat harus ditulis secara runtut, sistematis, dan mudah dipahami.
- Gunakan bahasa resmi, sopan, dan baku.
9. Salam Penutup
- Salam penutup biasanya menggunakan kata "Hormat kami," atau "Demikian surat ini kami sampaikan."
10. Tanda Tangan
- Mencantumkan nama lengkap dan jabatan pengirim surat.
- Tanda tangan ditempatkan di bawah salam penutup.
11. Nama Jelas Pengirim
- Mencantumkan nama lengkap pengirim surat di bawah tanda tangan.
12. Stempel
- Mencantumkan stempel instansi atau organisasi pengirim surat.
Penjelasan
1. Kesesuaian Format
Surat dinas harus ditulis sesuai format yang ditentukan oleh instansi atau organisasi pengirim surat.
2. Bahasa Resmi
Gunakan bahasa resmi, sopan, dan baku dalam penulisan surat dinas.
3. Kesederhanaan
Surat dinas harus ditulis dengan bahasa yang mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang rumit dan bertele-tele.
4. Kejelasan Tujuan
Tuliskan tujuan surat dengan jelas dan ringkas agar mudah dipahami oleh penerima surat.
5. Kelengkapan Unsur
Pastikan semua unsur surat dinas tercantum dengan lengkap dan benar.
6. Ketepatan Waktu
Surat dinas harus dikirimkan tepat waktu agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan tepat.
Kesimpulan
Surat dinas merupakan alat komunikasi resmi yang penting dalam suatu organisasi. Penting untuk memahami dan menguasai penulisan surat dinas yang baik dan benar agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik dan efektif.
