Contoh Surat Dinas yang Salah dan Pembenarannya
Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi formal yang digunakan dalam dunia kerja. Sebuah surat dinas yang baik dan benar akan membantu proses komunikasi yang efektif dan terstruktur. Namun, kesalahan dalam penulisan surat dinas sering terjadi, dan hal ini dapat berakibat fatal.
Berikut ini adalah beberapa contoh surat dinas yang salah dan pembenarannya:
Contoh 1: Kesalahan dalam Penulisan Alamat
Surat Dinas yang Salah:
Kepada Yth. Bapak/Ibu Direktur Utama PT. Maju Bersama Jl. Raya Jakarta - Bogor Km. 10 Jakarta
Pembenaran:
Kepada Yth. Direktur Utama PT. Maju Bersama Jl. Raya Jakarta - Bogor Km. 10 Bogor
Penjelasan:
- Penggunaan "Bapak/Ibu" dalam surat dinas resmi sebaiknya dihindari. Sebaiknya gunakan gelar jabatan yang tepat.
- Alamat yang ditulis tidak lengkap. "Jl. Raya Jakarta - Bogor Km. 10" tidak cukup untuk menentukan lokasi yang jelas. Nama kota harus disertakan.
Contoh 2: Kesalahan dalam Penulisan Perihal
Surat Dinas yang Salah:
Perihal: Permohonan Bantuan Dana
Pembenaran:
Perihal: Permohonan Bantuan Dana untuk Kegiatan Pelatihan Karyawan PT. Maju Bersama
Penjelasan:
- Penggunaan perihal yang terlalu umum tidak memberikan informasi yang cukup. Perihal yang baik harus jelas dan spesifik tentang isi surat.
Contoh 3: Kesalahan dalam Penggunaan Bahasa
Surat Dinas yang Salah:
Dengan hormat, Berhubung dengan adanya kegiatan pelatihan karyawan, kami mohon bantuan dana dari perusahaan Bapak/Ibu. Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan bantuannya kami ucapkan terima kasih.
Pembenaran:
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana kegiatan pelatihan karyawan yang akan diselenggarakan pada tanggal [Tanggal], kami memohon bantuan dana sebesar [Jumlah] untuk mendukung pelaksanaan kegiatan tersebut.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan bantuannya kami ucapkan terima kasih.
Penjelasan:
- Penggunaan bahasa yang tidak formal dan terlalu kasual tidak sesuai dengan kaidah surat dinas. Penggunaan kalimat yang formal, singkat, dan jelas akan meningkatkan kredibilitas surat.
Contoh 4: Kesalahan dalam Penulisan Tanggal
Surat Dinas yang Salah:
Jakarta, 10-03-2023
Pembenaran:
Jakarta, 10 Maret 2023
Penjelasan:
- Penulisan tanggal dalam surat dinas resmi menggunakan format tanggal bulan tahun. Hindari penggunaan format tanggal yang disingkat.
Kesimpulan
Menulis surat dinas yang benar dan efektif merupakan hal yang penting dalam dunia kerja. Hindari kesalahan-kesalahan umum yang sering terjadi, dan pastikan surat dinas yang Anda buat memiliki isi yang jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
