Contoh Surat Keterlambatan Penagihan
Berikut adalah contoh surat keterlambatan penagihan yang dapat Anda gunakan:
Kepada Yth.
[Nama Pihak yang Ditagih]
[Alamat Pihak yang Ditagih]
Perihal: Keterlambatan Penagihan Invoice No. [Nomor Invoice]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan permohonan maaf atas keterlambatan penagihan invoice No. [Nomor Invoice] yang seharusnya jatuh tempo pada tanggal [Tanggal Jatuh Tempo]. Keterlambatan ini disebabkan oleh [alasan keterlambatan, misal: kesalahan teknis dalam sistem kami, keterlambatan proses internal, dsb.].
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan akibat keterlambatan ini. Kami telah melakukan upaya untuk segera menyelesaikan proses penagihan dan invoice tersebut telah kami kirimkan kepada Anda pada tanggal [Tanggal Pengiriman Invoice].
Kami mohon agar Anda dapat segera melakukan pembayaran atas invoice tersebut sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan/Perorangan]
[Nama dan Jabatan Penandatangan]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
Catatan:
- Anda dapat memodifikasi contoh surat ini sesuai dengan kebutuhan dan situasi Anda.
- Pastikan untuk menyertakan informasi yang jelas dan akurat, seperti nomor invoice, tanggal jatuh tempo, dan alasan keterlambatan.
- Anda dapat menambahkan kalimat tambahan untuk menjelaskan langkah selanjutnya yang akan diambil, seperti memberikan diskon atau memperpanjang jangka waktu pembayaran.
- Gunakan bahasa yang sopan dan profesional dalam surat tersebut.
Tips Menulis Surat Keterlambatan Penagihan
- Jelaskan alasan keterlambatan secara singkat dan jelas.
- Berikan informasi yang akurat dan lengkap.
- Tunjukkan rasa profesionalisme dan tanggung jawab.
- Ungkapkan permintaan maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan.
- Tetapkan jangka waktu pembayaran yang jelas.
- Tawarkan solusi atau alternatif jika memungkinkan.
- Simpan salinan surat untuk arsip.
Semoga contoh surat keterlambatan penagihan ini bermanfaat bagi Anda.
