Contoh Surat Konfirmasi Komplain
Berikut adalah contoh surat konfirmasi komplain yang dapat Anda gunakan sebagai panduan:
Kepada Yth.
[Nama Perusahaan/Instansi]
[Alamat Perusahaan/Instansi]
Perihal: Konfirmasi Komplain [Nomor Komplain]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin mengkonfirmasi komplain yang telah kami sampaikan pada tanggal [Tanggal Komplain] terkait dengan [Uraian Singkat Komplain].
Nomor komplain yang tertera pada tiket komplain kami adalah [Nomor Komplain].
Kami ingin memastikan bahwa komplain kami telah diterima dan sedang ditangani dengan serius. Kami juga ingin mengetahui estimasi waktu penyelesaian komplain kami.
Sebagai informasi tambahan, kami lampirkan [Dokumen Pendukung] yang dapat membantu dalam proses penanganan komplain.
Demikian surat konfirmasi ini kami sampaikan, atas perhatian dan tindakannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pelanggan]
[Nomor Telepon/Email]
Catatan:
- Ganti bagian yang dikurung siku dengan informasi yang sesuai.
- Sesuaikan isi surat dengan detail komplain Anda.
- Pastikan nomor komplain yang tertera dalam surat sudah benar.
- Lampirkan dokumen pendukung yang relevan dengan komplain Anda.
- Kirimkan surat ini melalui surat resmi atau email kepada pihak yang dituju.
Tips Tambahan:
- Pastikan Anda menyimpan salinan surat konfirmasi ini sebagai bukti.
- Jika Anda tidak menerima respon dalam jangka waktu yang wajar, jangan ragu untuk menghubungi pihak yang dituju kembali.
- Jika komplain Anda tidak ditangani dengan baik, Anda dapat mengajukan komplain ke lembaga konsumen terkait.
Semoga contoh surat konfirmasi komplain ini membantu Anda dalam menyelesaikan masalah Anda.
