Contoh Surat Massal di MS Word
Surat massal merupakan surat yang ditujukan kepada banyak orang dengan isi yang sama. Di era digital seperti sekarang, penggunaan surat massal masih relevan, terutama untuk keperluan bisnis seperti:
- Promosi produk/jasa: Memberikan informasi tentang penawaran terbaru kepada pelanggan potensial.
- Undangan acara: Mengundang banyak orang untuk menghadiri acara tertentu.
- Pengumuman: Memberikan informasi penting kepada banyak orang, seperti perubahan kebijakan atau informasi terkini.
Berikut contoh surat massal yang dapat Anda buat di MS Word:
1. Surat Promosi Produk
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima]
[Alamat Penerima]
Dengan hormat,
Perkenalkan, kami dari [Nama Perusahaan] ingin menawarkan produk terbaru kami, [Nama Produk]. [Nama Produk] merupakan [jelaskan keunggulan produk].
[Tuliskan poin-poin keunggulan produk secara singkat dan jelas].
Sebagai bentuk apresiasi, kami memberikan [diskon/promo khusus] untuk pembelian [Nama Produk] hingga [tanggal].
Segera hubungi kami di [Nomor Telepon] atau kunjungi website kami di [Alamat Website] untuk informasi lebih lanjut.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
2. Surat Undangan Acara
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima]
[Alamat Penerima]
Dengan hormat,
Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri acara [Nama Acara] yang akan diselenggarakan pada:
- Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal]
- Waktu: [Jam]
- Tempat: [Lokasi]
Acara ini akan membahas tentang [Tema Acara].
Kami berharap kehadiran Bapak/Ibu dapat menambah kemeriahan acara ini.
Hormat kami,
[Nama Panitia]
3. Surat Pengumuman
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan [Nama Perusahaan]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan [Alasan Pengumuman], maka dengan ini kami sampaikan informasi penting sebagai berikut:
[Tuliskan isi pengumuman secara jelas dan ringkas]
Demikian pengumuman ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
Cara Membuat Surat Massal di MS Word
- Buka MS Word: Buka aplikasi Microsoft Word.
- Buat Surat: Ketik isi surat Anda seperti contoh di atas.
- Gunakan Mail Merge:
- Klik "Mailings" > "Start Mail Merge" > "Step-by-Step Mail Merge Wizard".
- Pilih "Letters" > "Next: Starting document".
- Pilih "Use the current document" > "Next: Select recipients".
- Pilih "Type a new list" > "Create".
- Masukan data penerima: Ketik nama, alamat, dan data penerima lainnya di kolom yang tersedia.
- Klik "OK" > "Next: Write your letter".
- Tambahkan field merge: Pada surat, tambahkan field merge seperti <<Nama Penerima>>, <<Alamat Penerima>> dengan cara mengklik "Insert Merge Field".
- Preview surat: Klik "Preview Results" untuk melihat bagaimana surat Anda akan terlihat saat dicetak.
- Selesaikan proses: Klik "Finish & Merge" > "Edit individual documents".
- Simpan dan Cetak: Simpan dan cetak surat massal Anda.
Tips Tambahan
- Gunakan template: MS Word menyediakan berbagai template surat massal. Anda dapat menggunakan template yang sudah tersedia untuk mempermudah proses pembuatan surat.
- Gunakan fitur "Find and Replace": Gunakan fitur "Find and Replace" untuk mengubah nama atau alamat penerima secara massal.
- Periksa kembali surat sebelum dicetak: Pastikan semua data penerima sudah benar dan isi surat tidak ada kesalahan.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat surat massal dengan mudah dan efisien di MS Word.
