Contoh Surat N1, N2, dan N4
Surat N1, N2, dan N4 merupakan surat-surat penting yang digunakan dalam proses pengadaan barang/jasa di Indonesia. Ketiga surat ini memiliki fungsi yang berbeda dan saling berkaitan.
Berikut adalah penjelasan singkat tentang ketiga surat tersebut dan contohnya:
Surat N1 (Surat Permintaan Penawaran)
Fungsi: Surat N1 digunakan untuk meminta penawaran harga dari penyedia barang/jasa.
Isi:
- Identitas pemesan: Nama, alamat, dan nomor telepon pemesan.
- Nama barang/jasa yang diminta: Spesifikasi lengkap barang/jasa yang akan dipesan.
- Jumlah barang/jasa: Jumlah barang/jasa yang dibutuhkan.
- Waktu penyerahan: Waktu penyerahan barang/jasa.
- Syarat dan ketentuan: Syarat dan ketentuan yang berlaku untuk penawaran.
- Tanggal permintaan: Tanggal surat permintaan penawaran.
Contoh Surat N1:
SURAT PERMINTAAN PENAWARAN (N1)
Nomor: 001/SP-BAPPENAS/2023
Perihal: Permintaan Penawaran Barang
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan PT. ABC
Jl. Raya Jakarta No. 123
Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kebutuhan akan **Barang X** untuk kegiatan **Proyek Y**, dengan ini kami memohon Bapak/Ibu untuk memberikan penawaran harga terbaik atas barang tersebut.
Spesifikasi barang yang kami butuhkan adalah sebagai berikut:
* **Nama Barang:** Barang X
* **Merk/Type:** [Nama Merk/Type]
* **Jumlah:** 100 unit
* **Waktu Penyerahan:** 30 hari kerja setelah penandatanganan kontrak
Kami mohon penawaran harga Anda disampaikan kepada kami paling lambat **[Tanggal]** melalui email ke **[Alamat Email]**.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan]
Surat N2 (Surat Penawaran)
Fungsi: Surat N2 merupakan surat balasan dari penyedia barang/jasa atas permintaan penawaran (surat N1).
Isi:
- Identitas penyedia: Nama, alamat, dan nomor telepon penyedia barang/jasa.
- Nomor dan tanggal surat N1: Nomor dan tanggal surat permintaan penawaran.
- Nama barang/jasa: Nama barang/jasa yang ditawarkan.
- Harga: Harga satuan dan total harga barang/jasa.
- Lama waktu penyelesaian: Lama waktu penyelesaian pekerjaan.
- Syarat dan ketentuan: Syarat dan ketentuan yang berlaku untuk penawaran.
- Masa berlaku penawaran: Masa berlaku penawaran harga.
Contoh Surat N2:
SURAT PENAWARAN (N2)
Nomor: 002/SP-PTABC/2023
Perihal: Penawaran Barang X
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama dan Jabatan]
BAPPENAS
Jl. [Alamat]
Jakarta
Dengan hormat,
Menanggapi Surat Permintaan Penawaran No. 001/SP-BAPPENAS/2023 tanggal **[Tanggal]** perihal Permintaan Penawaran Barang, dengan ini kami PT. ABC mengajukan penawaran atas barang **Barang X** yang Anda butuhkan.
Berikut ini adalah rincian penawaran harga kami:
* **Nama Barang:** Barang X
* **Merk/Type:** [Nama Merk/Type]
* **Harga Satuan:** Rp. [Harga]
* **Total Harga:** Rp. [Harga Total]
* **Lama Waktu Penyelesaian:** 30 hari kerja
* **Masa Berlaku Penawaran:** 14 hari
Kami berharap penawaran ini dapat diterima dan kami siap untuk bekerja sama dengan Bapak/Ibu dalam proyek ini.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan]
PT. ABC
Surat N4 (Surat Keterangan Hasil Negosiasi)
Fungsi: Surat N4 digunakan untuk mengonfirmasi hasil negosiasi harga antara pemesan dan penyedia barang/jasa.
Isi:
- Identitas pemesan: Nama, alamat, dan nomor telepon pemesan.
- Identitas penyedia: Nama, alamat, dan nomor telepon penyedia barang/jasa.
- Nama barang/jasa: Nama barang/jasa yang dinegosiasikan.
- Harga: Harga yang disepakati setelah negosiasi.
- Syarat dan ketentuan: Syarat dan ketentuan yang berlaku untuk penawaran.
- Tanggal negosiasi: Tanggal negosiasi harga.
Contoh Surat N4:
SURAT KETERANGAN HASIL NEGOTIASI (N4)
Nomor: 003/SP-BAPPENAS/2023
Perihal: Hasil Negosiasi Barang X
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan PT. ABC
Jl. Raya Jakarta No. 123
Jakarta
Dengan hormat,
Dengan ini kami sampaikan bahwa telah dilakukan negosiasi harga untuk pengadaan **Barang X** yang diperlukan untuk kegiatan **Proyek Y**.
Hasil negosiasi yang disepakati adalah sebagai berikut:
* **Nama Barang:** Barang X
* **Merk/Type:** [Nama Merk/Type]
* **Harga Satuan:** Rp. [Harga]
* **Total Harga:** Rp. [Harga Total]
Surat keterangan ini merupakan bagian dari proses pengadaan barang/jasa dan menjadi dasar untuk penandatanganan kontrak.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan]
Penting untuk diketahui:
- Contoh surat N1, N2, dan N4 di atas hanya contoh dan dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan.
- Setiap instansi/lembaga memiliki format surat yang berbeda, sehingga perlu disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.
- Pastikan Anda memahami isi dan fungsi dari ketiga surat tersebut sebelum digunakan dalam proses pengadaan.
Semoga artikel ini bermanfaat.
