Contoh Surat Pembatalan Tender
Berikut adalah contoh surat pembatalan tender yang dapat Anda gunakan sebagai panduan:
[Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Nomor Telepon] [Email Perusahaan]
[Tanggal]
Kepada Yth. [Nama Panitia Tender] [Alamat Panitia Tender]
Perihal: Pembatalan Tender [Nomor Tender]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] ingin menyatakan pembatalan keikutsertaan kami dalam tender [Nama Tender] dengan nomor tender [Nomor Tender].
Pembatalan ini disebabkan oleh [alasan pembatalan, contoh: keterbatasan sumber daya, perubahan kebijakan internal, dll.].
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan oleh pembatalan ini.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan pengertiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan]
[Stempel Perusahaan]
Catatan:
- Anda dapat mengganti informasi dalam kurung siku dengan informasi yang sesuai.
- Pastikan untuk menyertakan alasan pembatalan yang jelas dan profesional.
- Sebaiknya konsultasikan dengan tim hukum Anda sebelum mengirimkan surat pembatalan.
- Pastikan untuk mengirimkan surat pembatalan kepada panitia tender melalui metode yang telah ditentukan dalam dokumen tender.
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Saat Menulis Surat Pembatalan Tender
- Jujur dan Transparan: Jelaskan alasan pembatalan dengan jelas dan jujur.
- Sopan dan Profesional: Tulis surat dengan nada yang sopan dan profesional, meskipun Anda merasa kecewa dengan proses tender.
- Bersikap Profesional: Hindari menggunakan bahasa yang tidak pantas atau mengkritik panitia tender.
- Konsisten: Pastikan alasan pembatalan selaras dengan informasi yang Anda berikan sebelumnya dalam proses tender.
- Dokumentasi: Simpan salinan surat pembatalan dan semua dokumen terkait.
Contoh Alasan Pembatalan Tender
- Keterbatasan Sumber Daya: Anda tidak memiliki sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan persyaratan tender.
- Perubahan Kebijakan Internal: Perusahaan Anda mengalami perubahan kebijakan internal yang mengharuskan Anda untuk membatalkan penawaran.
- Kesalahan dalam Penawaran: Anda menemukan kesalahan dalam penawaran yang tidak dapat diperbaiki.
- Ketidaksesuaian dengan Persyaratan Tender: Anda merasa bahwa persyaratan tender tidak sesuai dengan kemampuan perusahaan Anda.
- Tidak Menerima Klarifikasi: Anda tidak menerima klarifikasi atas pertanyaan yang diajukan kepada panitia tender.
Tips Tambahan
- Beri Tahu Panitia Tender Secepat Mungkin: Semakin cepat Anda memberi tahu panitia tender tentang pembatalan, semakin baik.
- Berikan Penjelasan Singkat: Tidak perlu memberikan penjelasan yang panjang lebar.
- Bersikaplah Profesional: Tetaplah bersikap profesional dan sopan, bahkan jika Anda merasa kecewa dengan proses tender.
Semoga contoh surat dan tips di atas dapat membantu Anda dalam membuat surat pembatalan tender yang efektif.
