Contoh Surat Penghapusan Barang Inventaris Kantor
Surat penghapusan barang inventaris kantor merupakan dokumen penting yang digunakan untuk mencatat dan mengesahkan penghapusan aset kantor yang sudah tidak dapat digunakan lagi. Surat ini berfungsi sebagai bukti formal untuk keperluan administrasi dan akuntansi.
Berikut adalah contoh surat penghapusan barang inventaris kantor yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
SURAT PENGHAPUSAN BARANG INVENTARIS
Nomor : ..... / ....../ ..... / .....
Perihal : Permohonan Penghapusan Barang Inventaris
Kepada Yth. [Jabatan Tersebut] Di [Tempat]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami mengajukan permohonan penghapusan barang inventaris kantor berupa [Nama Barang] dengan [Nomor Inventaris] yang telah mengalami [Alasan Penghapusan, misal: kerusakan berat, usang, tidak layak pakai] dan tidak memungkinkan untuk diperbaiki lagi.
Berikut kami lampirkan dokumen pendukung permohonan penghapusan barang inventaris ini:
- [Daftar Dokumen Pendukung]
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan persetujuannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan]
[Nama Instansi]
[Tanda Tangan dan Cap Instansi]
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Menyusun Surat Penghapusan Barang Inventaris:
- Nomor Surat: Sesuaikan dengan format penulisan nomor surat di instansi Anda.
- Perihal: Gunakan kalimat yang jelas dan ringkas, yang menyatakan tujuan surat.
- Lampiran: Sebutkan jenis dokumen pendukung yang disertakan.
- Alasan Penghapusan: Jelaskan secara detail dan objektif alasan penghapusan barang inventaris.
- Dokumen Pendukung:
- Berita Acara Pemeriksaan Barang: Dokumen yang berisi hasil pemeriksaan kondisi barang inventaris, termasuk kerusakan, keausan, atau alasan lainnya yang menyebabkan barang tidak dapat digunakan lagi.
- Foto Barang: Dokumen foto yang menunjukkan kondisi barang inventaris yang sudah tidak layak pakai.
- Surat Keterangan dari Teknisi: Dokumen yang berisi pernyataan dari teknisi bahwa barang inventaris tidak dapat diperbaiki lagi.
- Penandatangan: Surat harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, misalnya Kepala Bagian/Unit terkait atau pejabat lain yang ditunjuk.
Kesimpulan
Surat penghapusan barang inventaris merupakan dokumen penting yang perlu disusun dengan lengkap dan tepat. Pastikan semua informasi yang tercantum dalam surat benar dan disertai dengan dokumen pendukung yang valid. Dengan demikian, proses penghapusan barang inventaris dapat dilakukan secara transparan dan akuntabel.
