Contoh Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar Sekolah: Dockeyword
Buku agenda surat masuk dan keluar adalah salah satu dokumen penting dalam administrasi sekolah. Buku ini berfungsi sebagai catatan resmi untuk mencatat semua surat yang masuk dan keluar dari sekolah. Dengan menggunakan buku agenda, sekolah dapat melacak dan mengelola surat dengan lebih terstruktur dan efisien.
Berikut ini adalah contoh buku agenda surat masuk dan keluar sekolah yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Buku Agenda Surat Masuk
| No. | Tanggal | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Catatan | Diteruskan ke |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-10 | 001/SE/DIKBUD-SMK/2023 | Pemberitahuan Pelaksanaan Lomba | Dinas Pendidikan | Disampaikan ke Kepala Sekolah | Kepala Sekolah |
| 2 | 2023-03-12 | 002/SURAT/OSIS/2023 | Permohonan Izin Kegiatan | OSIS SMK | Disampaikan ke Wakasek Kesiswaan | Wakasek Kesiswaan |
| 3 | 2023-03-15 | 003/SURAT/PKM/2023 | Permintaan Data Siswa | Pusat Kurikulum dan Pembelajaran | Disampaikan ke Guru BK | Guru BK |
| 4 | 2023-03-17 | 004/SURAT/DIKBUD-SD/2023 | Pemberitahuan Rapat Koordinasi | Dinas Pendidikan | Disampaikan ke Kepala Sekolah | Kepala Sekolah |
Buku Agenda Surat Keluar
| No. | Tanggal | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-13 | 001/SURAT/SMK/2023 | Balasan Surat Pemberitahuan Lomba | Dinas Pendidikan | Dikirim melalui Pos |
| 2 | 2023-03-16 | 002/SURAT/OSIS/2023 | Laporan Kegiatan OSIS | Wakasek Kesiswaan | Dikirim melalui Kurir |
| 3 | 2023-03-20 | 003/SURAT/SMK/2023 | Surat Keterangan Lulus | Siswa | Dikirim melalui Kurir |
| 4 | 2023-03-22 | 004/SURAT/SMK/2023 | Laporan Rekap Data Siswa | Pusat Kurikulum dan Pembelajaran | Dikirim melalui Pos |
Dockeyword
Dockeyword adalah sebuah sistem pengarsipan dokumen yang memanfaatkan kode unik untuk mengidentifikasi dan mengklasifikasikan dokumen. Sistem ini sangat bermanfaat dalam membantu sekolah untuk mengelola dokumen surat masuk dan keluar dengan lebih efektif.
Berikut adalah contoh penerapan dockeyword dalam buku agenda surat:
- Kode Dokumen: SMK/2023 (singkatan sekolah dan tahun)
- Nomor Surat: 001 (nomor urut surat)
- Perihal: Pemberitahuan Pelaksanaan Lomba
- Pengirim: Dinas Pendidikan
- Dockeyword: SMK/2023/001/Pemberitahuan Lomba/Dinas Pendidikan
Sistem dockeyword memungkinkan sekolah untuk mencari dan mengakses dokumen surat dengan lebih mudah dan cepat.
Tips Mengelola Buku Agenda Surat
- Pastikan buku agenda surat disimpan di tempat yang aman dan mudah diakses.
- Catat semua informasi surat dengan lengkap dan akurat.
- Gunakan sistem penomoran surat yang konsisten.
- Simpan semua surat yang telah diproses dengan rapi di dalam arsip.
- Periksa secara berkala buku agenda surat dan arsip untuk memastikan kelengkapan dan keakuratan data.
Dengan menerapkan sistem pengelolaan surat yang baik, sekolah dapat menjamin kelancaran proses administrasi dan komunikasi internal dan eksternal. Buku agenda surat dan dockeyword dapat menjadi alat yang sangat bermanfaat untuk mencapai tujuan ini.
