Contoh Buku Penomoran Surat: Cara Mudah Mengatur Surat Masuk dan Keluar
Buku penomoran surat merupakan alat penting dalam mengelola surat-surat resmi baik surat masuk maupun surat keluar. Buku ini berfungsi sebagai sistem pencatatan yang teratur dan terorganisir untuk setiap surat yang diterima atau dikirim. Berikut contoh buku penomoran surat yang dapat Anda gunakan sebagai panduan:
Format Buku Penomoran Surat
Bagian Depan
- Nama Lembaga/Instansi: Tuliskan dengan jelas nama lembaga/instansi yang menggunakan buku penomoran surat.
- Tahun Buku: Tuliskan tahun berjalan untuk buku penomoran surat tersebut.
- Nomor Buku: Jika menggunakan lebih dari satu buku penomoran surat dalam satu tahun, berikan nomor urut untuk setiap buku.
Bagian Isi
| No. Urut | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim/Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-08 | 001/SM/KLI/III/2023 | Permohonan Bantuan Dana | Yayasan Pendidikan Harapan Bangsa | Diterima oleh Bapak Hendra |
| 2 | 2023-03-10 | 002/SK/KLI/III/2023 | Undangan Rapat | Dinas Pendidikan Kota Jakarta Barat | Diteruskan ke Bagian Keuangan |
| 3 | 2023-03-15 | 003/SM/KLI/III/2023 | Pengaduan Warga | Bapak Ahmad | Diteruskan ke Bagian Humas |
| 4 | 2023-03-18 | 004/SK/KLI/III/2023 | Surat Edaran | Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan | Diteruskan ke seluruh staff |
| 5 | 2023-03-20 | 005/SM/KLI/III/2023 | Permohonan Izin | PT. Maju Bersama | Diteruskan ke Bagian Legal |
Keterangan:
- No. Urut: Nomor urut surat, mulai dari nomor 1 untuk setiap tahun.
- Tanggal Surat: Tanggal surat yang diterima atau dikirim.
- Nomor Surat: Nomor surat yang tertera pada surat, dengan format yang telah ditetapkan oleh lembaga/instansi.
- Perihal: Singkat dan jelas mengenai isi surat.
- Pengirim/Penerima: Nama lengkap atau nama lembaga pengirim/penerima surat.
- Catatan: Catatan khusus terkait dengan surat, seperti nama penerima surat di internal lembaga atau tindak lanjut yang diperlukan.
Bagian Belakang
- Daftar Isi: Daftar isi berisi daftar nomor surat, perihal, dan halaman.
- Keterangan: Ruangan untuk catatan tambahan, seperti daftar perubahan atau perbaikan.
Tips Mengatur Buku Penomoran Surat
- Konsisten: Gunakan format yang sama untuk setiap surat, baik surat masuk maupun surat keluar.
- Akurat: Pastikan semua informasi dalam buku penomoran surat akurat dan benar.
- Teratur: Simpan buku penomoran surat dengan baik dan rapi.
- Digital: Gunakan software atau aplikasi pencatatan surat untuk memudahkan pengelolaan data surat secara digital.
Dengan menggunakan buku penomoran surat, Anda dapat mempermudah pengarsipan surat, mempercepat pencarian surat, dan meminimalisir kesalahan dalam mengelola surat-surat resmi.
