Contoh Agenda Surat Keluar
Agenda surat keluar merupakan catatan penting yang berisi data-data tentang surat yang keluar dari sebuah instansi. Agenda ini berfungsi sebagai catatan resmi dan bukti pengiriman surat, serta sebagai alat untuk melacak status surat yang telah dikirim. Berikut adalah contoh agenda surat keluar yang dapat digunakan sebagai referensi:
Format Agenda Surat Keluar
| No. | Tanggal | Nomor Surat | Perihal | Tujuan | Lampiran | Dikirim Oleh | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-15 | 001/SK/XYZ/III/2023 | Permohonan Bantuan | Dinas Pendidikan Kota Jakarta | 1 lembar | Budi Santoso | Diterima dengan baik |
| 2 | 2023-03-16 | 002/SK/XYZ/III/2023 | Undangan Rapat | PT. ABC | 2 lembar | Ani Lestari | Dikonfirmasi akan hadir |
| 3 | 2023-03-17 | 003/SK/XYZ/III/2023 | Laporan Kegiatan | Kementerian Kesehatan | 5 lembar | Hendra Wijaya | Belum ada balasan |
Penjelasan Kolom Agenda Surat Keluar:
- No. : Nomor urut surat yang dikirim.
- Tanggal : Tanggal surat dibuat dan dikirim.
- Nomor Surat : Nomor surat resmi yang dikeluarkan.
- Perihal : Isi ringkasan tentang isi surat.
- Tujuan : Pihak penerima surat, baik instansi maupun perorangan.
- Lampiran : Jumlah lampiran yang disertakan pada surat.
- Dikirim Oleh : Nama staf yang mengirimkan surat.
- Catatan : Catatan khusus mengenai status surat, seperti balasan, konfirmasi, dll.
Tips Membuat Agenda Surat Keluar:
- Gunakan format yang jelas dan mudah dipahami.
- Pastikan data yang dicatat akurat dan lengkap.
- Gunakan sistem penomoran yang mudah diidentifikasi.
- Simpan agenda surat keluar dengan aman dan rapi.
- Rutin melakukan pengecekan dan pembaruan data.
Manfaat Agenda Surat Keluar:
- Sebagai bukti resmi pengiriman surat.
- Mempermudah penelusuran status surat yang telah dikirim.
- Membantu dalam pengelolaan surat keluar yang efisien.
- Memudahkan dalam pembuatan laporan dan evaluasi.
Catatan:
Contoh di atas hanya sebagai gambaran umum. Anda dapat memodifikasi format dan kolom sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan instansi Anda. Pastikan format yang Anda gunakan mudah dipahami dan bermanfaat bagi pengelolaan surat keluar.
