Contoh Format Disposisi Surat Masuk
Disposisi surat merupakan proses pengalihan surat masuk kepada pejabat yang berwenang untuk ditindaklanjuti. Format disposisi surat masuk biasanya digunakan di instansi pemerintah dan swasta untuk mengatur alur surat dan memastikan penanganan yang tepat. Berikut contoh format disposisi surat masuk:
Format Disposisi Surat Masuk
Lembar Disposisi
| No. | Perihal | Tanggal Surat | Pengirim | Nomor Surat | Catatan | Diteruskan kepada | Tanggal Disposisi | Diterima | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [Perihal Surat] | [Tanggal Surat] | [Nama Pengirim] | [Nomor Surat] | [Catatan] | [Jabatan Penerima] | [Tanggal Disposisi] | [Tanggal Terima] | [Keterangan] |
Catatan:
- Perihal Surat: Isi ringkasan pokok surat masuk.
- Tanggal Surat: Tanggal surat masuk.
- Pengirim: Nama atau instansi pengirim surat.
- Nomor Surat: Nomor surat masuk.
- Catatan: Catatan singkat terkait surat masuk, seperti: perlu ditindaklanjuti, perlu diinformasikan ke pihak lain, dan sebagainya.
- Diteruskan kepada: Jabatan yang ditunjuk untuk menindaklanjuti surat.
- Tanggal Disposisi: Tanggal disposisi surat.
- Diterima: Tanggal surat diterima oleh yang ditunjuk.
- Keterangan: Keterangan tambahan terkait disposisi surat, seperti: laporan hasil, tanggapan, dan sebagainya.
Contoh Disposisi Surat Masuk
Lembar Disposisi
| No. | Perihal | Tanggal Surat | Pengirim | Nomor Surat | Catatan | Diteruskan kepada | Tanggal Disposisi | Diterima | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Permohonan Bantuan Dana | 20 Oktober 2023 | Yayasan Sejahtera | 001/YS/X/2023 | Dibantu jika sesuai dengan anggaran | Kepala Bidang Sosial | 20 Oktober 2023 | 20 Oktober 2023 |
Keterangan:
Contoh di atas menunjukkan surat masuk dari Yayasan Sejahtera yang meminta bantuan dana. Surat tersebut didisposisikan kepada Kepala Bidang Sosial untuk ditindaklanjuti.
Tips dalam Membuat Disposisi Surat Masuk
- Rinci dan Jelas: Tuliskan informasi yang lengkap dan jelas agar disposisi surat mudah dipahami.
- Singkat dan Padat: Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele.
- Profesional: Gunakan bahasa yang formal dan sopan.
- Terstruktur: Gunakan format disposisi yang teratur dan mudah dibaca.
- Terdokumentasi: Simpan disposisi surat dengan rapi sebagai arsip.
Manfaat Disposisi Surat Masuk
- Menjamin Penanganan yang Tepat: Memastikan surat masuk ditangani oleh pejabat yang berwenang.
- Meningkatkan Efisiensi: Mempercepat proses pengolahan surat dan mempermudah pelacakan.
- Meningkatkan Akuntabilitas: Mencatat alur surat dan memudahkan dalam pelaporan.
- Menjaga Kerahasiaan: Menjamin kerahasiaan surat dengan sistem disposisi yang terstruktur.
Disposisi surat merupakan bagian penting dalam tata kelola surat menyurat di sebuah instansi. Dengan menggunakan format disposisi yang tepat, proses pengolahan surat dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.
